La transformation numérique des ressources humaines (RH) consiste à exploiter toute la puissance des technologies pour simplifier les processus, optimiser la prise de décision et améliorer les expériences du personnel. Il s’agit du passage d’une approche tactique et essentiellement manuelle en matière de RH à une approche dynamique et stratégique.
Par transformation numérique des RH, on entend l’intégration d’outils tels que l’automatisation, l’analyse de données, les robots conversationnels et les bases de données dans les activités de RH traditionnelles comme le recrutement, l’accueil et l’intégration de nouveaux membres du personnel, la paie, la formation et le perfectionnement, ou encore la gestion du rendement.
Fondamentalement, la transformation numérique peut changer la façon dont les RH fonctionnent et créer de la valeur au sein d’une organisation.
Les possibilités et les avantages de la transformation numérique des RH
Les organismes à but non lucratif (OBNL) adoptent de plus en plus les technologies numériques pour faciliter de nombreuses fonctions, notamment le marketing, la collecte de fonds et les activités courantes. La transformation numérique des RH permet aux OBNL de se concentrer davantage sur les personnes et moins sur les tâches administratives. Elle soutient l’organisation et son personnel de diverses manières :
Automatisation et efficacité
L’utilisation d’outils numériques permet d’automatiser des tâches répétitives comme le traitement de la paie, les processus de recrutement et la gestion des dossiers du personnel. L’automatisation peut également améliorer la conformité réglementaire, telle la réalisation des formations obligatoires. Les gestionnaires peuvent ainsi se concentrer sur les initiatives stratégiques et les activités axées sur le personnel plutôt que sur les processus manuels.
Prenons l’exemple du recours à une séquence de courriels automatisée pour améliorer l’expérience d’intégration des nouveaux membres du personnel. Les courriels transmis peuvent fournir de l’information fondamentale sur le fonctionnement de l’organisation, les endroits où se trouvent des éléments importants et la signification des acronymes, ainsi que des faits amusants sur les membres de l’équipe.
Informations fondées sur des données pour la prise de décision
La collecte et le stockage systématiques des données sur le personnel dans un système d’information sur les ressources humaines (SIRH) centralisé permettent aux OBNL de tirer parti de l’analyse et de la connaissance des données pour optimiser les stratégies en RH, améliorer les résultats de l’organisation et prendre des décisions éclairées en matière d’acquisition de talents, de gestion du rendement et de planification de la main-d’œuvre.
Amélioration de l’engagement et de la satisfaction du personnel
Les outils numériques rehaussent l’expérience du personnel. Parmi ces outils, mentionnons les portails libre-service où le personnel a accès à de l’information sur les RH, ainsi que les applications mobiles pour faire des demandes de congé ou consulter du matériel de formation et les outils de collaboration virtuelle qui facilitent le travail et la communication à distance.
Un exemple est l’utilisation d’un robot conversationnel pour répondre aux questions courantes en matière de RH, notamment celles concernant les jours fériés, l’endroit où trouver de l’information sur les avantages sociaux ou la manière de soumettre une demande de congé.
Développement des compétences et apprentissage
Les plateformes numériques pour les initiatives de formation et de perfectionnement permettent aux membres du personnel de personnaliser leur parcours d’apprentissage et garantissent que le personnel suit la formation standard requise. Elles comprennent des modules d’apprentissage en ligne et des classes virtuelles, ainsi que le contrôle des formations suivies.
Défis liés à la transformation numérique des RH pour les OBNL
La mise en place d’outils numériques en RH comporte son lot de défis, dont les suivants.
Personnes et processus existants réfractaires au changement
En s’engageant dans la transformation numérique, les organisations peuvent faire face à des défis liés à des processus existants et à des cultures solidement enracinées qui peuvent être réfractaires au changement.
Trop d’options numériques
Il existe une vaste gamme d’outils numériques, ce qui peut être déroutant, en particulier si l’organisation ne dispose pas d’un personnel spécialisé en technologies de l’information ou en RH.
Au moment de choisir les outils numériques de RH à mettre en place, notamment un système d’information en ressources humaines (SIRH), il faut tenir compte de certains éléments clés, notamment :
- La technologie peut-elle tenir compte de la législation canadienne en matière de RH? De nombreux outils de RH sont basés aux États-Unis et intègrent les lois relatives aux RH, les congés et la monnaie des États-Unis.
- La technologie fonctionne-t-elle parfaitement en anglais et en français? Si votre OBNL a une portée nationale ou mène des activités au Québec, il faut que le personnel puisse avoir accès aux ressources de RH en français et en anglais.
- Sécurité des données : comment le système garantit-il la protection des données RH? Les contrôles de sécurité du système ont-ils fait l’objet de certifications ou d’attestations par des tiers?
- Le système peut-il personnaliser les groupes de sécurité? Outre les responsables des RH, d’autres membres du personnel auront à consulter diverses parties d’un système de RH. La technologie vous permet-elle d’accorder différentes autorisations d’accès à divers membres du personnel?
- L’outil numérique s’intègre-t-il facilement aux autres systèmes de l’organisation? Dispose-t-il d’une interface de programmation d’applications (API, « application program interface »)? Peut-il s’intégrer à d’autres technologies afin de pouvoir effectuer le transfert automatique des données d’un système à l’autre?
- Quelles sont les possibilités de personnalisation? Chaque OBNL est différent. Quelles sont les options disponibles pour répondre aux besoins uniques de votre organisation en matière de RH?
- Quelle fonctionnalité de production de rapports est offerte? La mise en place d’une technologie de RH comme un SIRH vise à générer des informations qui orienteront les stratégies organisationnelles. Les données peuvent-elles être facilement manipulées à des fins d’analyse?
- Quelles sont les options de formation disponibles pour le personnel? Comment sont-elles proposées et offertes? La formation fait-elle partie du coût du système? Quelles sont les possibilités de formation continue?
Manque de compréhension et d’apprentissage
Il est important de se rappeler que le succès d’un outil numérique va bien au-delà de son lancement et qu’il n’existe souvent pas un seul et unique outil capable de répondre à tous les besoins et toutes les exigences d’un OBNL en matière de RH.
Il est primordial d’offrir de la formation et du soutien aux membres du personnel pour maximiser les avantages de l’adoption d’outils numériques. Certains OBNL n’ont pas l’expertise nécessaire pour exploiter efficacement les technologies numériques, et certains peuvent supposer que les outils numériques sont prêts à l’emploi ou intuitifs. Cependant, pour tirer le meilleur parti d’un outil numérique, une formation continue est nécessaire, d’autant plus que les outils numériques évoluent constamment.
La transformation numérique n’est ni linéaire ni statique. Elle nécessite des améliorations continues, des itérations et une compréhension du fait que la progression n’est pas toujours linéaire.
Contraintes en matière de capacité
La capacité de mise en œuvre est cruciale dans l’adoption réussie de tout outil numérique. S’ils n’investissent pas le temps et les ressources nécessaires, les OBNL auront du mal à exploiter toutes les fonctionnalités d’un outil numérique et à en tirer le meilleur parti.
Contraintes en matière de ressources
Des ressources restreintes et des budgets limités peuvent empêcher un OBNL d’investir dans l’infrastructure numérique, de former son personnel ou d’embaucher des spécialistes en technologies de l’information.
Avant d’investir dans la transformation numérique des RH, les OBNL doivent s’assurer que la mise en place d’outils numériques est en phase avec la stratégie et le budget de l’organisation.
Personnel compétent
Si les compétences techniques sont essentielles, il est tout aussi important de s’assurer que la personne embauchée pour mettre en œuvre des outils numériques possède les atouts suivants :
- Expertise en gestion du changement;
- Compétences en gestion de projet;
- Expérience en résolution de problèmes;
- Compréhension des éléments relatifs à la sécurité et à la protection de la vie privée dans le domaine des RH;
- Capacité d’adaptation;
- État d’esprit axé sur l’apprentissage;
- Capacité à favoriser la collaboration;
- Capacité à expliquer des concepts techniques d’une manière facile à comprendre.
Les technologies évoluent. Les lois et les règlements changent. Lorsqu’on envisage de procéder à la transformation numérique des RH ou d’améliorer les outils numériques en place, il faut mettre l’accent sur l’adaptabilité, un état d’esprit d’apprentissage et une amélioration progressive et continue. Les chances de succès de la transformation numérique des RH au sein de votre organisation seront ainsi plus grandes.
Plus important encore, la transformation numérique dans le contexte des ressources humaines réduit les tâches répétitives et chronophages, ce qui permet aux OBNL de créer un environnement qui favorise la productivité et l’efficacité, renforçant du même coup la résilience opérationnelle.