Dans le milieu des organismes à but non lucratif, l’accent est souvent mis sur l’impact : créer du changement, appuyer les communautés ou faire une différence positive. Toutefois, pour rehausser leur mission et mener leurs activités de manière efficace, les organismes doivent adopter les mêmes méthodes stratégiques et technologies avancées qui font le succès des plus importantes entreprises privées.
Bien que cela semble exagéré à premier abord, les OBNL doivent adopter une approche architecturée pour se doter d’une structure informatique efficace et durable, soit l’architecture d’entreprise (AE).
L’AE se compare à l’urbanisme : un.e urbaniste conçoit le plan d’une ville afin d’assurer la cohésion de tous les quartiers. Un.e architecte d’entreprise conçoit la structure d’une organisation afin d’assurer que toutes ses parties travaillent efficacement ensemble. Une AE bien pensée n’est pas réservée aux entreprises du classement Fortune 500. Tous les OBNL devraient se doter d’une telle structure pour favoriser une croissance viable, l’efficience opérationnelle et une prestation de services bonifiée.
L’absence d’une AE peut engendrer une baisse de rentabilité, une augmentation des coûts et une croissance paralysée. Les risques associés incluent des recettes inférieures aux prévisions, un manque d’expertise pertinente, des projets trop gros/complexes et une infrastructure mal adaptée.
L’époque où l’informatique ne servait qu’à des fins administratives ou de soutien est révolue. Aujourd’hui, vu l’avancée du numérique dans les OBNL, beaucoup d’entre eux ressemblent à des sociétés technologiques qui fournissent des services essentiels aux communautés.
Pourquoi les OBNL ont-ils besoin d’une architecture d’entreprise?
L’architecture d’entreprise offre une structure complète pour mettre les objectifs stratégiques de votre organisation au diapason de son infrastructure technologique. Les OBNL doivent donc non seulement créer une structure solide qui prend en charge leurs activités quotidiennes, mais qui s’inscrit aussi dans leurs objectifs à long terme. Une feuille de route sur mesure leur permet ensuite de ne négliger aucun aspect essentiel, de la gestion du point de service à l’infrastructure, en passant par les applications d’affaires, les données et la cybersécurité.
Infrastructure : développer une fondation solide
L’infrastructure d’un OBNL est la fondation sur laquelle se construisent toutes les activités numériques, y compris les équipements, les configurations réseau, les services infonuagiques (‘cloud computing’ en anglais) et les solutions de stockage. En gérant leurs infrastructures de manière stratégique, les OBNL doivent choisir des solutions technologiques efficientes, capables d’évoluer au rythme de l’organisation et à la hauteur de leurs missions, aujourd’hui et demain.
Gestion du point de service : le pilier de l’efficience opérationnelle
La bonne gestion du point de service est indispensable pour maintenir des opérations efficaces. Il s’agit de la première ligne pour les problèmes informatiques afin que l’équipe puisse se concentrer sur sa mission première sans se faire ralentir par des difficultés techniques. La mise en place d’un système de gestion du point de service sur mesure permet d’harmoniser les processus d’assistance, de réduire le temps d’arrêt et d’améliorer la productivité globale. Le point de service représente un élément clé dans la gestion des processus et fonctions informatiques dans une perspective panorganisationnelle. En ce sens, sa fonction va au-delà de celle du service d’assistance qui joue un rôle pratique au quotidien pour répondre aux besoins des utilisateurs.trices.
Applications opérationnelles : des outils au service de votre mission
Les applications opérationnelles sont des outils permettant aux équipes de fournir des services de manière efficace. Cependant, le choix des bons outils est déterminant, qu’il s’agisse du système de gestion des donateurs.trices, de la plateforme de gestion des relations clients (CRM) ou d’un outil pour la coordination des bénévoles. Tous ces outils doivent être intégrés à l’AE de l’organisme pour favoriser un transfert de données efficace et l’efficience opérationnelle. De plus, en choisissant des applications avec des capacités analytiques intégrées, les OBNL peuvent prendre des décisions fondées sur des données et rehausser les retombées de leur travail.
Données : passer de l’information à l’action
En cette ère numérique, les données figurent parmi les actifs les plus précieux des organisations. Leur collecte ne constitue que la première étape, car c’est leur gestion, leur analyse et leur utilisation qui font la différence. L’AE des OBNL doit comprendre une stratégie de gestion des données axée sur l’intégrité, la sécurité et l’accessibilité de ces dernières. L’analyse avancée fournit aux OBNL de l’information leur permettant de prendre des décisions stratégiques, d’optimiser leurs programmes et de mettre en évidence l’incidence de leur travail auprès des parties intéressées.
Cybersécurité : protéger votre mission
La cybersécurité n’est pas un luxe, mais une nécessité. Les OBNL, souvent considérés comme étant des cibles faciles, doivent en faire une priorité pour protéger des données sensibles, maintenir la confiance des donateurs.trices et se conformer à la réglementation. Leur AE doit donc comprendre une stratégie solide de cybersécurité, englobant tous les aspects, à commencer par la formation du personnel jusqu’au plan d’action en cas d’attaque, en passant par la détection avancée de danger et le cryptage de données.
Les bonnes personnes
Pour se doter de l’infrastructure idéale qui offre des résultats maximaux, il faut les bonnes connaissances et aptitudes. En l’absence d’une vision et d’une planification stratégiques adéquates, l’environnement informatique des OBNL sera rapidement dépassé par les avancées technologiques constantes et les mettra de nouveau à la traîne. C’est pourquoi les organismes doivent compter, dans leurs équipes, sur des personnes ayant les connaissances requises en technologies d’identification/rationalisation, l’attention portée sur la sécurité, une vision périphérique, l’aptitude à cerner les possibilités d’intégration, des compétences de négociation et, avant tout, une forte loyauté envers la mission de leur OBNL.
Les bons partenaires
Dans le milieu des OBNL, on dit souvent que pour aller vite, il vaut mieux aller seul, mais pour aller loin, il faut aller ensemble. La même logique s’applique à la technologie : pour être efficaces, les organismes ont besoin de partenaires. Ces derniers peuvent comprendre des fournisseurs d’équipement; créateurs de logiciels; intégrateurs; consultant.e.s; fournisseurs de services gérés; spécialistes en sécurité; logiciels, plateformes et services informatiques sur demande; etc., selon les besoins. Le bon partenaire, en plus d’offrir un produit ou service efficace et pertinent, souscrit aux mêmes valeurs clés que l’OBNL partenaire, est stratégique et visionnaire, et travaille sans relâche au bénéfice des deux parties.
Budget et réalité économique
Un article sur les technologies de l’information dans le secteur des OBNL ne serait pas complet sans parler d’argent. Car les technologies sont ou peuvent être coûteuses.
Le modèle d’achat dans le domaine technologique a fondamentalement changé : l’acquisition complète d’un produit a été remplacée par le modèle d’abonnement. Ce changement ne concorde guère avec bien des ententes de financement et le budget de nombreux organismes. Il faut communiquer aux bailleurs de fonds et donateurs.trices que les investissements technologiques sont à la hausse et continues. De plus en plus de bailleurs de fonds reconnaissent cette nouvelle réalité, mais il faudra du temps et des arguments convaincants pour qu’elle soit acceptée par tout le monde et intégrée dans les ententes de financement.