Rédiger une politique RH

Éléments à inclure dans une politique RH

Une politique devrait comprendre les parties suivantes :

Objectif: L’objectif correspond à l’intention qui sous-tend la politique et/ou son but. Par exemple, une politique de santé et de sécurité pourrait viser à assurer la sécurité et la santé de tous.tes les travailleurs.euses conformément à la législation en vigueur.
Portée: La portée précise qui est touchée par la politique. Elle peut s’appliquer à l’ensemble de la main-d’œuvre ou différencier en fonction du niveau de poste, du lieu de travail, du statut d’emploi ou de l’unité. Si la politique s’applique également aux bénévoles, aux contractuel.le.s et aux consultant.e.s qui exercent des fonctions au nom de l’organisation, vous devez le préciser.; La portée devrait aussi stipuler les exceptions faites à la politique.
Énoncé: L’énoncé spécifie la règle ou la norme que la politique doit communiquer.
Responsabilités: Indiquez les responsabilités du conseil d’administration, de l’équipe de gestion et du personnel à l’égard de la politique. Précisez qui est responsable d’élaborer, de maintenir et de mettre en œuvre la politique, et de surveiller son application. Si le non-respect de la politique entraîne des conséquences, comme des mesures disciplinaires, vous devez les indiquer, p. ex. « tout manquement à la présente politique peut entraîner des mesures disciplinaires, y compris le licenciement pour motif valable. »
Définitions: Définissez clairement la terminologie utilisée dans votre politique. Si vous reprenez des termes utilisés dans des textes juridiques, vous devez également utiliser les définitions provenant de ces mêmes textes, p. ex. « handicap », « motif illicite », « discrimination », « harcèlement » et « violence en milieu de travail ».
Questions: Indiquez le nom ou le poste de la personne responsable de recevoir les questions des membres du personnel.
Références: Indiquez les autres politiques, les documents et les textes juridiques qui facilitent l’interprétation de la politique que vous êtes en train d’élaborer.
Date d’entrée en vigueur: Indiquez la date de l’entrée en vigueur de la politique et les dates de révision, s’il y a lieu.
Date de révision: Indiquez la date de la prochaine révision prévue de la politique. Cette date varie en fonction de la politique.
Approbation: Indiquez qui a approuvé la politique (p. ex. le conseil d’administration, le comité responsable des politiques de RH, la direction générale) et la date d’approbation.

Conseils pour rédiger une politique RH

En rédigeant la politique RH, tenez compte des points suivants

Lorsque vous créez l’ébauche d’une politique :

Utilisez un langage clair et limpide, et évitez du jargon et des expressions juridiques. La politique doit « parler la langue » des personnes à qui elle s’adresse.
Vérifiez que le contenu et les formulations ne sont pas biaisés et encouragent un traitement équitable et cohérent.
Utilisez toujours les mêmes mots et accompagnez tout mot spécial d’une définition.
Confirmez que la norme ou la règle créée par votre politique n’a qu’une signification possible.
Envisagez quelques scénarios afin de vérifier si la politique tient la route. Toutefois, n’oubliez pas que la plupart des politiques ne peuvent et ne devraient pas couvrir toutes les circonstances possibles.
Pour la majorité des politiques, prévoyez des exceptions à la règle. Utilisez des mots comme « généralement », « habituellement » et « typiquement ».
Malgré ce qui précède, certaines situations appellent une affirmation claire quant à l’application universelle de la politique. Ainsi, intégrez la phrase suivante dans une politique contre la violence : « la violence en milieu de travail ne sera tolérée en aucune circonstance. »
Si vous créez une politique à partir d’un modèle ou d’une ébauche, adaptez-la aux circonstances particulières de votre milieu de travail.

Procédures connexes

Certaines politiques s’accompagnent de procédures connexes qui peuvent être intégrées au texte de la politique ou exister dans un document distinct dont la référence est incluse dans la politique. La procédure fournit des instructions étape par étape pour mettre en pratique la politique.

Si vous décidez de rédiger une procédure, indiquez clairement qu’elle ne sert qu’à titre d’orientation.

Important : certaines législations exigent expressément l’élaboration de procédures. Assurez-vous de bien connaître les lois qui régissent votre organisation.

Exemples :

Une politique sur les vacances stipule le nombre de jours de vacances auquel le personnel a droit. La procédure connexe expliquerait au personnel comment inscrire les dates de vacances et les faire approuver.
Une politique en matière de discrimination communiquerait la position de l’organisation par rapport à la discrimination. La procédure connexe expliquerait au personnel comment il peut déposer une plainte et comment cette plainte sera traitée.

Révision de la politique par des acteurs clés

Si possible, il est avisé de demander à un groupe représentant les membres de la gestion et du personnel de réviser la politique. En fonction de la politique en question, vous pouvez également consulter d’autres acteurs, p. ex. des bénévoles ou des membres du conseil d’administration.

Révision par des gestionnaires

Questions à poser aux gestionnaires :

Avez-vous les compétences et les ressources nécessaires pour mettre en œuvre et surveiller l’application de la politique?
Comment comprenez-vous les responsabilités conférées aux différentes parties selon la politique?
Selon vous, est-ce que le contenu et la formulation de la politique sont neutres?
De quelles formations et informations auriez-vous besoin pour assumer vos responsabilités comme stipulé dans la politique? Qu’en est-il des membres de votre équipe?
Quels sont les problèmes ou préoccupations potentiels qui pourraient émerger parmi le personnel et les parties prenantes en raison de la mise en œuvre de cette politique?

Révision par des membres du personnel

Parfois, l’avis du personnel est sollicité pendant l’élaboration d’une procédure. Si c’est le cas dans votre organisation, posez les questions suivantes :

Comment comprenez-vous vos responsabilités et les attentes de l’organisation, selon ce qui est écrit dans la politique?
Selon vous, est-ce que le contenu et la formulation de la politique sont neutres?
De quelles formations et informations auriez-vous besoin pour assumer vos responsabilités comme stipulé dans la politique?
Quels sont les problèmes ou préoccupations potentiels qui pourraient émerger parmi le personnel et les parties prenantes en raison de la mise en œuvre de cette politique?

Révision par des experts juridiques

Cette étape n’est pas nécessaire pour toutes les politiques. Un.e avocat.e en droit du travail devrait réviser les politiques complexes, p. ex. celles portant sur les mesures disciplinaires, les griefs et les politiques qui répondent à une exigence de la loi. Demandez-lui de vérifier si la politique :

Respecte les normes du travail et d’autres lois fédérales et provinciales;
Concorde avec les conditions prévues par les conventions collectives pertinentes.

Approbation de la politique RH

Lorsque le conseil d’administration est responsable d’approuver en dernière instance une politique, l’approbation se fait souvent sous forme d’une motion officielle et consignée. Expliquez aux membres du conseil d’administration pourquoi la politique est nécessaire et les étapes suivies pendant son élaboration. Après avoir obtenu l’approbation du conseil, ajoutez la date d’approbation à la politique.