Descriptions d’emploi

Les descriptions d’emploi sont un outil de gestion RH de base qui peuvent aider à accroître l’efficacité individuelle et organisationnelle en fournissant une description des tâches, des fonctions et des responsabilités d’un.e employ.é.e.

Du point de vue de l’organisation, des descriptions d’emploi de bonne qualité contribuent à son efficacité :

  • En assurant que le travail effectué par le personnel est aligné sur la mission de l’organisation;
  • En montrant où et quand les responsabilités de différents emplois se chevauchent;
  • En aidant la direction à trouver le membre du personnel le mieux qualifié pour assumer de nouvelles fonctions lorsque la division des tâches entre différents emplois est révisée.

En plus de leur utilité pour l’organisation, les descriptions d’emploi permettent à la personne titulaire du poste de comprendre :

  • ses fonctions et ses responsabilités;
  • l’importance relative et la fréquence de ses fonctions;
  • comment son poste contribue à la réalisation de la mission, des buts et des objectifs de l’organisation.

Une description d’emploi peut être divisée en deux parties, soit, dans un premier temps, la description des fonctions (le travail à faire) et, dans un deuxième temps, les connaissances, les compétences, les aptitudes et d’autres facteurs requis pour effectuer le travail (ce qui est nécessaire pour faire le travail).

Les descriptions d’emploi forment la base de la plupart des activités RH, notamment :

  • Recrutement : Vous pouvez utiliser les descriptions d’emploi pour élaborer votre stratégie de recrutement afin que celle-ci articule clairement les tâches que le.la candidat.e retenu.e devra effectuer, ainsi que l’expérience et les compétences requises pour l’emploi et déterminées par l’organisation.
  • Sélection : Les questions d’entrevue, les critères d’embauche et le processus de sélection sont fondés sur les tâches et les qualifications énoncées dans la description d’emploi.
  • Intégration : Les descriptions d’emploi aident les employé.e.s à situer leur emploi par rapport à d’autres postes dans l’organisation, à comprendre les interactions et les interdépendances.
  • Formation : Les descriptions d’emploi peuvent vous aider à déterminer si et dans quelle mesure l’employé.e ne répond pas aux critères de qualification et a besoin de formation.
  • Gestion de rendement : En plus des plans de travail, les superviseur.e.s peuvent se servir des descriptions d’emploi pour surveiller, évaluer et gérer le rendement des membres du personnel. Les descriptions d’emploi peuvent aussi aider à prendre des décisions en matière de promotion, de transfert et de plan de relève.
  • Rémunération : Votre organisation peut utiliser les descriptions d’emploi pour développer une structure salariale cohérente basée sur le niveau relatif des tâches, des responsabilités, des résultats et des qualifications de chaque poste.
  • Conformité légale : Vous avez l’obligation de respecter les normes de travail et le contrat conclu avec le membre du personnel. Si vous devez congédier un.e employé.e pour des raisons de rendement, le fait de posséder une description d’emploi exacte, complète et à jour aidera à justifier votre décision.

Élaborer une description d’emploi

Lorsque vous élaborez une description d’emploi, tenez compte des questions suivantes :

  • Les responsabilités et tâches sont-elles exactes?
  • L’ordre des tâches et responsabilités correspond-il à leur importance respective pour votre organisation? L’ordre descendant est le plus souvent utilisé.
  • Les qualifications sont-elles adéquates pour votre organisation ou le marché?
  • Le langage utilisé, pour le titre et le contenu, est-il adapté à votre organisation? Sera-t-il bien compris par des candidat.e.s externes?
Recommandation

Si vous créez ou révisez une description d’emploi pour un poste existant et pourvu, veillez à ce que la personne titulaire du poste participe activement au processus.

Tout changement significatif à la description d’emploi d’un.e employé.e doit faire l’objet de discussions et de négociations avec la personne concernée. Vous devriez aussi obtenir son consentement écrit. Des changements fondamentaux, p. ex. des heures de travail, du salaire, des avantages sociaux ou du titre de l’emploi, peuvent susciter des allégations de congédiement déguisé.

Format des descriptions d’emploi

Ci-dessous est présenté le format typique des descriptions d’emploi :

Titre du poste

Le titre du poste et quelques titres alternatifs pour le même poste.

Supervision du poste et dans le cadre du poste

Le titre de la personne qui supervise ce poste, et le titre de la ou des employé.e.s que la personne occupant ce poste supervise.

Heures de travail

Le nombre et la nature des heures de travail. Par exemple, s’agit-il d’un poste à temps plein, à temps partiel, les heures de travail sont-elles les heures régulières de bureau, la personne devra-t-elle travailler en soirée et/ou les fins de semaine à l’occasion ou fréquemment. Ceci inclut aussi la durée et les modalités du contrat, par exemple est-ce un poste permanent, temporaire, ou saisonnier.

Raison d’être du poste

La raison d’être, parfois appelée l’énoncé du poste, est un aperçu des raisons justifiant l’existence du poste et son incidence sur l’organisation.

Principales tâches et responsabilités

Exemples des tâches les plus fréquentes accomplies par la personne titulaire du poste. Les tâches indiquées couvrent la majorité des tâches accomplies par une personne dans ce poste. La liste n’est pas exhaustive. Certaines tâches ne sont peut-être pas appropriées pour toutes les organisations, et certaines organisations pourraient vouloir indiquer des tâches supplémentaires.

Certains emplois comportent des tâches qui varient beaucoup ou changent souvent. Pour tenir compte de ces variations, certaines organisations choisissent d’indiquer des responsabilités plus larges et moins susceptibles de changer. Ce faisant, elles mettent l’accent sur les domaines de résultats, plutôt que de dresser une longue liste de tâches. Les responsabilités changent moins régulièrement que les tâches.

Qualifications

Les qualifications minimales pour réussir dans un emploi. Elles sont utilisées pour assurer que :

  • Les candidat.e.s qui ne les possèdent pas ne sont pas considéré.e.s pour l’emploi;
  • Les qualifications requises ne sont pas exagérées et, par conséquent, potentiellement discriminatoires;
  • Les personnes compétentes ne sont pas écartées pendant le processus de recrutement.

Les qualifications indiquées comprennent l’éducation, les titres professionnels, les connaissances, les compétences et les aptitudes, en plus d’autres facteurs comme des attributs personnels.

Les atouts sont des éléments que les candidat.e.s peuvent présenter et qui sont vus par l’employeur comme des éléments conférant un avantage sans qu’ils soient requis pour être considéré.e pour l’emploi.

Important : confirmez que les exigences de l’emploi sont raisonnables, légitimes et absolument nécessaires pour effectuer le travail, selon les exigences professionnelles requiseslien ouvre dans un nouvel onglet.

Expérience

Le nombre d’années et le type d’expériences requises pour réussir dans le poste. Des expériences pertinentes, connexes ou variées peuvent aussi être mentionnées dans les descriptions d’emploi.

Conditions de travail

Les conditions de travail expliquent le contexte ou l’environnement dans lequel les membres du personnel sont censés effectuer leur travail. Elles représentent un élément essentiel de l’expérience de travail. Il est donc important de décrire avec précision les conditions de travail dans vos offres d’emploi. Parmi les conditions de travail mentionnées communément, on retrouve:

  • Travailler à l’extérieur, dans des conditions climatiques diverses
  • Travailler à l’intérieur
  • Travailler en position penchée ou accroupie pendant de longues périodes
  • Exposition à des substances dangereuses
  • Exigences relatives à des déplacements ou voyages d’affaires
  • Travailler auprès d’une clientèle mécontente
  • Travailler dans un bureau, entièrement à distance ou en formule hybride

Certaines conditions de travail constituent une exigence d’emploi, mais il est important de ne pas créer des barrières injustifiées ou illégales pour les candidat.e.s issu.e.s de groupes traditionnellement marginalisés. Ainsi, un emploi peut exiger le levage de poids lourds, ce qui représente une exigence professionnelle justifiée. Toutefois, si l’employeur déclare faussement que le levage de poids lourds constitue une exigence, cela peut créer un problème pour les candidat.e.s à mobilité réduite et exposer l’employeur à des actions en justice.

Rémunération et avantages sociaux

La rémunération offerte pour le poste doit être clairement indiquée, c’est-à-dire le taux horaire, le salaire annuel ou l’échelle salariale, ainsi que toute autre forme de rémunération, par exemple des bonus, ou temps supplémentaire payé. Les avantages sociaux tels que les vacances, régime d’assurance collectif, pension et autres avantages ou politiques peuvent aussi être détaillés dans la description du poste ou par le biais de liens vers les politiques pertinentes.

Recommandation

Inclure le salaire dans les offres d’emploi est considéré comme étant une pratique exemplaire en matière d’équité. Visitez notre section sur le travail décent pour en apprendre davantage sur les pratiques RH équitables.

Point de référence

Dans vos descriptions d’emploi, vous pouvez inclure une référence qui renvoie à une banque de données externes pour obtenir de l’information sur l’emploi. Il s’agit d’un point de référence utile pour comparer des emplois à l’extérieur de votre organisation. Tenez compte des points suivants :

  • La bonne description dans la Classification nationale des professionslien ouvre dans un nouvel onglet (CNP), à titre de comparaison. La CNP fournit un cadre normalisé pour la description des professions et peut être utilisée pour faire le lien avec de renseignements sur le marché de l’emploi.
  • O*NETen anglais lien ouvre dans un nouvel onglet (en anglais), le pendant américain de la CNP. Bien que certaines informations salariales et analyses statistiques concernant la main-d’œuvre ne se prêtent pas à la comparaison avec les emplois canadiens, cette banque de données de renseignements sur l’emploi est très exhaustive et regorge de descriptions de tâches, de responsabilités, de titres d’emploi, d’énoncés d’emploi, de contextes de travail et d’autres données démographiques qui pourraient être très utiles pour concevoir ou comparer des emplois, ou pour rédiger vos descriptions d’emploi.

Clause d’équité

Toutes les descriptions d’emploi devraient se terminer sur une clause d’inclusion ou soulignant des chances égales pour tous les individus.

Une telle clause doit assurer que les membres de communautés traditionnellement marginalisées sont encouragés à soumettre leur candidature et considérés pour le poste.

Exemple de clause d’équité : 

Nous offrons des possibilités d’emploi égales pour tous.tes les candidat.e.s et employé.e.s et ne faisons aucune discrimination sur la base de la race, de l’ascendance, du lieu d’origine, de la couleur, de l’origine ethnique, de la citoyenneté, des croyances, du sexe, de l’orientation sexuelle, de l’identité de genre, de l’expression de genre, de l’âge, le casier judiciaire, le statut matrimonial, le statut familial, le handicap, ou tout autre attribut protégé par les lois en vigueur.

Clause d’accessibilité

Vous pouvez également inclure une clause d’accessibilité qui informe les personnes en situation de handicap que des accommodements sont offerts pendant le processus de sélection. Une telle clause engage l’organisation à éliminer toute barrière potentielle à la participation au processus. Par exemple, utiliser une version accessible de zoom ou d’un autre outil de visioconférence avec sous-titres, ou mener l’entrevue dans un lieu bien éclairé et accessible (si l’entrevue a lieu en personne).

Exemple de clause d’accessibilité :

Nous accueillons favorablement et encourageons les candidatures des personnes en situation de handicap. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande (à noter : assurez-vous d’inclure différentes façons pour les candidat.e.s de vous contacter, par exemple en fournissant une adresse courriel et un numéro de téléphone) à toutes les étapes du processus de sélection.

Approbation des descriptions d’emploi

Votre organisation doit se doter d’un processus d’approbation des descriptions d’emploi. Dans certaines organisations, les descriptions d’emploi sont approuvées unanimement selon un modèle de consensus. Elles peuvent aussi être appropriées par un service, ou selon une procédure précise stipulée dans une convention collective s'il s’agit d’un environnement syndiqué.

Cependant, les situations les plus répandues sont les suivantes :

  • Le conseil d’administration ou l’un de ses comités approuve la description d’emploi pour la direction générale.
  • Dans les petites organisations, la direction générale approuve toutes les descriptions d’emploi.
  • Au fur et à mesure que l’organisation s’agrandit, la direction générale peut déléguer l’approbation des descriptions d’emploi à un.e directeur.trice ou à une équipe responsable.
Cet article vous a-t-il été utile?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 10 sur 10