Appliquer des mesures disciplinaires progressives

Planifier une discussion sur des mesures disciplinaires

Lorsque vous planifiez une discussion sur des mesures disciplinaires avec un.e employé.e, vous devez considérer plusieurs éléments : le bon moment, un lieu approprié, les personnes qui y participeront, la protection de la vie privée de l’employé.e, la structure de la discussion et le langage utilisé, et la façon dont la rencontre sera documentée.

Choix du moment, du lieu et des participant.e.s

On conseille de tenir la discussion sur les mesures disciplinaires dès que la recherche des faits et la collecte d’informations sont terminées et que la décision d’adopter de telles mesures est prise. Le fait de tarder à faire avancer le processus peut causer de la détresse chez les employé.e.s et donner l’impression que l’organisation tolère le comportement reproché.

Si, en fin de compte, le processus disciplinaire, ralenti par des délais injustifiés, se conclut avec un licenciement, il pourrait être difficile de motiver cette décision par le comportement de l’employé.e. Dans tous les cas, il est conseillé de demander l’avis d’un.e avocat.e avant de congédier un.e employé.e.

Rencontrez l’employé.e en privé à chaque étape du processus disciplinaire. Si votre organisation permet la présence de témoins pendant le processus, soit pour le compte de l’employé ou de l’employeur, ces personnes doivent être informées de la nature confidentielle du processus.

Vous pouvez créer des lignes directrices concernant la présence de témoins à la rencontre et de leur rôle. Cette situation s’applique aux employé.e.s non syndiqué.e.s. Si une convention collective est en vigueur dans votre organisation, vous devez suivre le processus stipulé par celle-ci.

Documentation

À chaque étape du processus disciplinaire, il est important de documenter pleinement la situation. La documentation est ensuite conservée dans le dossier personnel confidentiel de l’employé.e à qui on remet l’original de la lettre signée lui annonçant les mesures disciplinaires prises à son égard. Une copie de la lettre est conservée dans son dossier personnel.

Pour chaque incident, créez un document de faits qui contient des informations comme :

  • Le nom de l’employé.e et le titre de son poste;
  • D’autres personnes qui ont été parties prenantes de la situation ou en ont été témoins;
  • L’endroit où l’incident a eu lieu et le moment, y compris le jour de la semaine, la date et l’heure;
  • Toute documentation du problème, y compris un compte-rendu factuel de ce qui s’est passé et une explication à savoir pourquoi l’incident constitue un problème;
  • Les politiques ou règles qui ont été enfreintes;
  • Les répercussions du comportement sur d’autres employé.e.s ou l’organisation;
  • Les changements requis pour corriger le problème;
  • L’échéance pour mettre en place le changement/l’amélioration;
  • Les conséquences dans l’éventualité où le changement requis n’est pas fait;
  • La date à laquelle la documentation a été produite;
  • La signature du.de la gestionnaire/superviseur.e qui a produit la documentation.

Conservez les documents en lien avec l’incident dans le dossier RH de l’employé.e. N’oubliez pas que tous.tes les employé.e.s ont le droit de consulter leur dossier RH. Les documents conservés dans ce dossier ne doivent contenir que des faits et de l’information discutée avec l’employé.e.

Si le processus disciplinaire se conclut avec le licenciement de l’employé.e, votre organisation pourrait être poursuivie en justice. D’autres personnes pourront alors lire les documents que vous avez produits. C’est pourquoi il est crucial de vérifier tout détail, de documenter les faits et d’éviter d’y insérer des remarques émotives ou de nature éditoriale.

Appliquer des mesures disciplinaires progressives

Avertissement verbal

L’avertissement verbal est donné verbalement à l’employé.e pendant une réunion.

Au moment de donner l’avertissement verbal :

  • Nommez et expliquez clairement la situation problématique causée par le comportement ou le rendement de l’employé.e. Si possible, donnez un exemple.
  • Permettez à l’employé.e de répondre ou d’expliquer des facteurs ayant contribué à la situation, comme une provocation ou une erreur.
  • Donnez des directives claires concernant l’amélioration que vous attendez de l’employé.e et expliquez comment vous pouvez l’aider à faire les changements requis.
  • Confirmez que l’employé.e comprend les attentes que l’organisation a envers lui.elle.
  • Expliquez-lui les conséquences si son comportement ne change pas. Selon la politique de l’organisation et la nature de l’inconduite, il peut s’agir d’un avertissement supplémentaire formulé à la même étape ou marquer le passage à la prochaine étape du processus.
  • Donnez une fenêtre de temps précise pendant laquelle le changement doit être observé.

Documentation

De plus, une lettre lui est remise confirmant qu’il.elle a reçu l’avertissement verbal. Une copie de cette lettre est conservée dans le dossier personnel de l’employé.e. Cette lettre commence habituellement comme suit : « Comme discuté avec vous le [date],… » Ce document est requis au cas où le processus de mesures disciplinaires progressives se poursuit.

Avertissement écrit

Préparez un avertissement écrit si le même problème se répète, ou si un autre problème survient, avec le.la même employé.e pendant la période indiquée dans la politique de mesures disciplinaires progressives de votre organisation. Remettez l’avertissement écrit à l’employé.e durant une rencontre privée, discutez avec lui.elle du contenu de l’avertissement et donnez-lui la possibilité de répondre et de vous faire part des facteurs ayant contribué à la situation.

L’avertissement écrit doit inclure :

  • Une description du problème ou de la situation;
  • Une référence à l’avertissement verbal ayant précédé l’avertissement écrit, la date à laquelle il a été donné et les changements attendus indiqués dans l’avertissement verbal;
  • Des directives claires sur ce que l’employé.e doit changer et la façon dont il.elle doit changer;
  • Les conséquences de tout autre incident éventuel.

Documentation

Demandez à l’employé.e de signer une copie de l’avertissement écrit confirmant qu’il.elle a reçu, lu, discuté et compris l’avertissement. Si l’employé.e refuse de signer, consignez ce refus.

Remettez une copie de l’avertissement écrit à l’employé.e.

Conservez une copie de l’avertissement écrit et le document confirmant la réception de l’avertissement par l’employé.e dans son dossier RH. Si l’employé.e a refusé de signer, notez qu’une copie de l’avertissement lui a été remise.

L’avertissement est valide même si l’employé.e refuse de signer le document. Dans ce cas, consignez le refus sur le document et remettez-en une copie à l’employé.e.

Suspension

Une suspension ne doit être considérée que dans des situations où l’on soupçonne une infraction sérieuse ou en a la confirmation après enquête, ou si des violations moins sérieuses continuent de se produire après que l’employé.e a reçu un avertissement verbal, voire un avertissement écrit.

Deux types de suspension existent : avec ou sans solde. Généralement, la suspension avec solde est décidée dans le cadre d’une enquête. La suspension sans solde est habituellement le résultat d’une enquête et de l’adoption de mesures appropriées.

Important : Dans tous les cas, vous devriez consulter un.e avocat.e avant de suspendre un.e employé.e afin de confirmer que votre organisation respecte la législation en matière d’emploi de votre territoire. Cela comprend la décision de retenir le salaire de l’employé.e pendant la période de suspension. Ces conditions devraient être inscrites dans le contrat de travail ou dans une politique organisationnelle à laquelle l’employé.e a accès.

Durée de la suspension

Il n’existe pas de norme sur la durée d’une suspension. Toutefois, il est important de prendre des décisions cohérentes d’une situation à l’autre. Idéalement, l’approche en la matière est précisée dans une politique de votre organisation. Ainsi, certaines organisations imposent d’abord une suspension d’un jour, puis en augmentent progressivement la durée. L’approche dépend de la nature du comportement. Généralement, la suspension varie de 1 à 10 jours, en procédant par incréments de 1, 3, 5 et 10 jours.

Lettre de suspension

Une lettre de suspension doit comprendre les éléments suivants :

  • La durée de la suspension;
  • La date de retour au travail prévu de l’employé.e;
  • Une répétition du contenu de l’avertissement écrit;
  • Une explication du comportement justifiant la suspension et des changements requis;
  • Les conséquences dans l’éventualité où les changements requis ne sont pas faits;
  • De l’information sur la procédure d’appel de la mesure disciplinaire et le délai pour faire appel.

Documentation

Demandez à l’employé.e de signer la lettre de suspension afin de confirmer qu’il.elle a reçu, lu, discuté et compris les motifs de la suspension. Si l’employé.e refuse de signer, consignez ce refus.

Remettez une copie de la lettre de suspension à l’employé.e et conservez une copie de la lettre et le document confirmant la réception de la lettre par l’employé.e dans son dossier RH. Si l’employé.e a refusé de signer la lettre, notez qu’une copie de la lettre lui a été remise.

Licenciement

Si l’employé.e n’améliore pas son comportement ou son rendement après plusieurs suspensions prolongées, la prochaine étape sera le licenciement. Consultez un.e avocat.e afin de confirmer que votre organisation a suivi toutes les étapes requises avant d’arriver à cette décision.

La décision de licencier un.e employé.e n’est pas une mince affaire et vous devriez consulter un.e avocat.e en droit du travail avant de la prendre. Confirmez que vous avez suivi toutes les étapes requises et respecté la législation, y compris les lois sur les normes d’emploi provinciales, la législation en matière des droits de la personne et, le cas échéant, les conventions collectives en vigueur, le tout dans le but de protéger votre organisation contre une poursuite.

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