Intégration - un aperçu

Le processus d’intégration permet aux nouveaux.elles employé.e.s de découvrir l’organisation et leur rôle. Ce processus est efficace s’il permet à l’employé.e de se sentir à l’aise dans son nouvel environnement, en plus de connaître ses politiques et procédures, sa culture et ses valeurs.

L’intégration de nouveaux.elles employé.e.s, tant la préparation que l’exécution, prend du temps. Trop souvent, les organisations précipitent cette étape en espérant que la personne apprendra à mesure de faire son travail.

Cependant, c’est en prenant du temps pour intégrer adéquatement les employé.e.s que l’employeur accroît leurs chances de succès, leur engagement et leur rétention, ce qui lui fait économiser du temps et de l’argent à long terme.

Un bon processus d’intégration favorise la réussite des nouveaux.elles employé.e.s, car il :

  • Réduit le stress lié à un nouvel emploi;
  • Les informe de la mission, de la vision et des valeurs de l’organisation, et des fonctions de leur poste;
  • Les aide à nouer des relations avec leurs collègues.
Recommandation

L’intégration de nouveaux.elles employé.e.s en mode virtuel présente des particularités. Entre autres, cette réalité demande des communications proactives et l’organisation délibérée d’interactions sociales pour permettre à l’employé.e de connaître la culture organisationnelle et de développer de solides relations de travail. Consultez MaRS Virtual Onboardinglien ouvre dans un nouvel onglet (en anglais) pour en savoir plus.

Préparation

Afin de rendre le processus d’intégration aussi harmonieux que possible, votre organisation doit s’y préparer bien avant l’arrivée du.de la nouvel.le employé.e en tenant compte des éléments suivants :

  • Les communications
  • Les ressources technologiques et autres
  • Les employé.e.s existant.e.s et les autres acteurs.

Communications

  • Si votre organisation n’a pas d’équipe RH, la personne responsable de l’embauche doit envoyer un message de bienvenue au.à la nouvel.le employé.e avant son arrivée.
  • Préparez les documents à lui remettre, dont l’information sur les avantages sociaux, l’organigramme, vos rapports annuels, votre plan stratégique, la liste de contacts et le calendrier des formations, le cas échéant.
  • Vérifiez que votre guide de l’employé.e est à jour et assurez-vous que le.la nouvel.le employé.e confirme en avoir pris connaissance dans un délai opportun.
  • Remettez-lui le calendrier d’intégration. Ce calendrier l’informe de ce qui l’attend pendant les premiers jours, semaines et mois.
  • Organisez des rencontres individuelles entre l’employé.e et son.sa superviseur.e pour discuter des projets de l’employé.e et pour réviser les documents qui lui ont été remis.
  • À l’avance, créez un calendrier structuré comprenant des rencontres régulières et autres points de contact pour que le.la nouvel.le employé.e sache ce qui l’attend au moment de son entrée en fonction.

Ressources technologiques et autres

  • Si le.la nouvel.le employé.e travaille dans les locaux de l’employeur, organisez les meubles, l’équipement et la fourniture nécessaires et confirmez que l’ensemble de l’équipement est propre et fonctionnel.
  • Créez une adresse courriel, activez un poste téléphonique ou numéro de cellulaire, commandez des cartes professionnelles, au besoin, ainsi qu’une carte d’accès.
  • Si le.la nouvel.le employé.e travaille à distance, envoyez-lui l’équipement nécessaire avant sa date d’entrée en fonction.
  • Confirmez la disponibilité du soutien TI pour aider le.la nouvel.le employé.e à sa première journée.

Employé.e.s existant.e.s et autres acteurs

  • Informez les membres du conseil d’administration du nom, du titre de poste et de la date d’entrée en fonction du.de la nouvel.le employé.e.
  • Ajoutez le nouvel.le employé.e aux diverses listes de l’organisation, dont le répertoire téléphonique, les listes de diffusion et le site Web.
  • Contactez le.la nouvel.le employé.e pour confirmer les renseignements concernant sa première journée, y compris l’heure d’arrivée, l’adresse du bureau, ainsi que le nom et les coordonnées de son.sa superviseur.e.
  • Mettez sur pied l’équipe d’intégration et confirmez les responsabilités de chacun.e durant tout le processus.
  • Organisez un dîner ou un 5 à 7 avec l’équipe pour donner à tous.tes l’occasion de se connaître dans un cadre informel.
  • Demandez aux membres de l’équipe d’organiser des rencontres d’accueil avec leur nouveau.elle collègue.
  • Choisissez un.e ami.e d’intégration qui accompagnera le.la nouvel.le employé.e, lui offrira des conseils et l’aidera à se retrouver dans l’organisation.

Pratiques exemplaires

De nombreuses organisations disposent d’un processus d’intégration de base, c’est-à-dire de l’information nécessaire. Toutefois, il est aussi important de savoir communiquer l’information sur les différents éléments du processus et de le rendre intéressant.

Préparer un processus plutôt qu’un événement

L’intégration est un processus qui se déroule sur une certaine période, pas seulement une journée. L’employeur doit fournir toute l’information nécessaire aux employé.e.s en place pour que ces derniers.ières se sentent bien équipé.e.s et prêt.e.s à faire leur travail. L’employeur doit aussi éviter de donner trop d'informations au.à la nouvel.le employé.e pendant sa première journée.

En prévoyant une période d’intégration, on tient compte de l’énorme courbe d’apprentissage du. de la nouvel.le employé.e. Ne vous attendez pas à ce qu’il.elle apprenne et retienne tout d’un coup. Permettez-lui plutôt d’obtenir les réponses à ses questions à mesure que ses besoins évoluent. Ainsi, l’employé.e comprendra que l’organisation continue à soutenir son intégration et que ses questions sont les bienvenues.

Pendant la préparation du processus d’intégration, organisez les activités avec le.la nouvel.le employé.e selon un rythme qui lui permet de recevoir l’information au fur et à mesure qu’il.elle en a besoin pour remplir ses fonctions.

Faire une bonne première impression

La première journée reste souvent gravée dans la mémoire des employé.e.s, quel que soit le temps qu’ils.elles passeront avec un employeur. Mettez-vous à leur place et rendez cette journée aussi intéressante et facile que possible. Avec une première expérience positive, l’employé.e sera d’autant plus motivé.e à faire un bon travail et à contribuer à l’organisation.

Favoriser l’apprentissage au-delà des documents

Souvent, la meilleure façon de connaître un nouveau milieu de travail consiste à échanger avec les gens qui y travaillent. Au lieu de demander aux nouveaux.elles employé.e.s de passer leurs premières journées à lire l’ensemble de vos politiques, procédures, guides et rapports des cinq dernières années, donnez-leur l’occasion de rencontrer des gens autant que de recevoir de l’information.

Choisissez bien les personnes qui participent aux processus d’intégration. Ces personnes, que ce soit des collègues, des bénévoles, des membres du conseil d’administration ou des client.e.s, peuvent en apprendre beaucoup sur l’organisation aux nouveaux.elles collègues, notamment des éléments culturels qui ne sont pas nécessairement consignés ou bien présentés dans les divers documents.

Rendre l’intégration personnelle et pertinente

Le processus d’intégration devrait être adapté le plus possible aux besoins individuels du.de la nouvel.le employé.e. Après tout, il s’agit d’un processus collaboratif qui vise à donner à la personne le sentiment d’être bien accueillie et valorisée. Des communications ouvertes et efficaces l’amèneront à faire part de ses préférences et besoins et à discuter de questions liées à l’inclusion et aux accommodements.

Travaillez avec l’employé.e pour éliminer les obstacles à l’emploi et trouver des accommodements raisonnables et efficaces dans votre milieu de travail. Ensuite, vérifiez si les solutions convenues fonctionnent ou si des ajustements sont nécessaires.

Certains renseignements doivent être communiqués à toutes les personnes qui se joignent à votre organisation. En même temps, les attentes envers le processus d’intégration diffèrent. L’autonomie est davantage valorisée par les employé.e.s expérimenté.e.s, tandis que les personnes qui entrent sur le marché du travail ont probablement besoin de plus de conseils et d’assistance.

Les personnes qui se joignent nouvellement au secteur caritatif ont besoin de plus d’information que les vétérans du secteur. Dans le même esprit, les personnes qui font leurs premiers pas sur le marché du travail canadien pourraient avoir besoin de renseignements sur les pratiques et normes de travail que nous tenons pour acquis.

Aider les nouveaux.elles employé.e.s à comprendre et à bâtir leur réseau au sein de l’organisation

Afin de devenir membre à part entière de votre organisation, les nouveaux.elles employé.e.s doivent aussi apprendre à interagir avec les autres membres de votre équipe. Vous pouvez les aider à connaître leurs collègues et leurs rôles respectifs en intégrant différentes occasions d’interaction formelles et informelles au processus d’intégration.

Un organigramme indiquant les noms, les titres et les relations entre les postes permettra aussi au.à la nouvel.le employé.e de mieux comprendre son réseau. Afin de l’aider à créer ces relations, vous pouvez le jumeler à une personne dans l’organisation qui l’aidera à découvrir son nouvel environnement de travail et sa nouvelle équipe, et qui le présentera aux collègues qui feront partie de son réseau immédiat.

Aborder les aspects informels et la culture organisationnelle

Si, durant votre processus d’intégration, vous parlez seulement de vos politiques et de vos procédures, vous ne présentez que la moitié de votre organisation. En effet, ce processus doit aussi servir à répondre à des questions comme :

  • Qu’est-ce qui est au cœur de cette organisation?
  • Quelle est l’expérience de travail dans cette organisation?
  • Comment les choses sont-elles organisées?
  • Comment mon travail contribue-t-il à la réalisation de la stratégie, de la mission ou de la vision de l’organisation?
  • Quels sont les objectifs stratégiques de l’organisation?

Abordez les règles formelles ou informelles qui s’appliquent dans votre milieu de travail.

  • Quelles sont les règles vestimentaires?
  • Appliquez-vous les « vendredis décontractés »?
  • À quelle fréquence tenez-vous des réunions pour l’ensemble du personnel?
  • Quelle est la fréquence des réunions d’équipe?
  • Que dois-je faire pour inscrire un point à l’ordre du jour d’une réunion d’équipe ou d’une rencontre de discussion ouverte?

Assurer l’accessibilité des renseignements d’intégration

Toute personne qui se joint nouvellement à l’organisation doit recevoir un exemplaire du guide de l’employé.e comprenant l’ensemble de l’information présentée durant le processus d’intégration, en plus d’autres renseignements importants :

  • Calendrier d’intégration pour les nouveaux.elles employé.e.s;
  • Documents en matière de santé et de sécurité;
  • Formulaires concernant les avantages sociaux;
  • Information sur la paie, notamment la grille salariale et les formulaires pertinents;
  • Foire aux questions (FAQ);
  • Politiques et procédures.

Vous pouvez également rendre cette information disponible sur votre Intranet de manière à ce que tout le monde y ait accès. Lorsque le.la nouvel.le employé.e aura eu le temps d’apprendre les rudiments de son nouveau rôle, rappelez-lui où il.elle pourra trouver ces renseignements qui sont aussi utiles pour les employé.e.s de longue date.

Recommandation

La meilleure façon de diffuser de l’information à jour est d’utiliser une ressource en ligne que vous pouvez actualiser régulièrement et facilement. Si votre organisation utilise des messageries instantanées comme Slack ou Teams, ajoutez votre nouvel.le collègue aux groupes pertinents et présentez-le.la aux autres membres.

Travailler dès le début avec des allié.e.s, ami.e.s et mentor.e.s

Après avoir trouvé leurs repères, les nouveaux.elles employé.e.s se tourneront naturellement vers un.e collègue plus expérimenté.e ou se chercheront un.e mentor.e au sein de l’équipe. Toutefois, ils.elles bénéficieront davantage des premières semaines dans votre organisation si vous assignez un.e mentor.e à chaque recrue qui l’aidera à se retrouver dans ce nouvel environnement et lui fera découvrir sa culture.

Il est aussi utile d’offrir l’accompagnement d’un.e « ami.e. » à chaque nouvel.le employé.e. De plus, cette pratique permet d’intégrer les collègues dans le processus d’intégration. Cette relation se veut plutôt informelle et axée sur la découverte des normes et des valeurs, ainsi que des règles non écrites qui font partie de la culture organisationnelle. Elle favorise également la rencontre avec les autres employé.e.s.

La création « de groupes de ressources pour les employé.e.s » (GRE) est une pratique assez répandue. Ces groupes permettent aux personnes ayant des identités ou expériences similaires de créer un sens d’appartenance et de communauté dans leur milieu de travail.

Les GRE offrent du soutien et peuvent contribuer au développement personnel et professionnel des employé.e.s qui bénéficient alors d’une tribune pour exprimer leurs préoccupations, trouver des solutions à des problèmes, et obtenir du soutien organisationnel et l’accès aux personnes qui prennent les décisions. Ils offrent des ressources et font la promotion d’une culture organisationnelle axée sur le respect et l’inclusion. Bien qu’ils soient davantage présents chez les grands employeurs, les GRE ont aussi leur place dans les organisations de petite taille.

Si vous décidez de créer des GRE dans votre organisation, assurez-vous qu’ils sont dirigés par et composés de personnes issues de la communauté en question, ou dont l’expérience personnelle correspond à l’identité du groupe. De plus, si d’autres personnes expriment le souhait de créer un groupe équivalent pour leur communauté, respectez ce souhait et accordez-leur les mêmes ressources et possibilités qu’aux membres du premier groupe.

Vous pouvez également former un troisième groupe qui réunit les différents GRE. Ainsi, ces groupes disposeront d’un espace qui leur est propre tout en maintenant le lien avec l’organisation dans son ensemble et avec les autres groupes aux identités diverses.

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