Le processus d’intégration type expliqué dans les prochains paragraphes vous aidera à planifier les 90 premiers jours des nouveaux.elles employé.e.s au sein de votre organisation. Il comprend les étapes essentielles présentées sous forme de buts et de tâches individuels et faciles à réaliser. Souvenez-vous que l’utilisation d’éléments standardisés tout au long du processus et dans l’ensemble de l’organisation favorise la cohérence et une expérience positive.
Un processus d’intégration bien pensé favorisera également la réussite de vos nouveaux.elles collègues et évitera de les surcharger d’information. Tenez-vous aux tâches et aux interactions essentielles qui forment la base du processus. Les points suivants aideront les recrues à comprendre comment elles pourront réussir dans leur nouveau rôle et comment ce rôle contribue à l’atteinte des objectifs de l’organisation.
La première journée
La première journée devrait se limiter aux éléments suivants : permettre au.à la nouvel.le employé.e d’apprendre sur son rôle et l’organisation, de rencontrer l’équipe et de découvrir son espace de travail.
- Présentez-lui les collègues avec qui il.elle travaillera le plus souvent.
- Montrez-lui son espace de travail et faites le tour des locaux ou des installations pour lui montrer :
- Où ranger ses effets personnels de manière sécuritaire;
- Où accrocher son manteau;
- Où garder son lunch;
- Les salles de bain;
- La ou les sorties de secours;
- La ou les trousses de premiers soins;
- Le photocopieur, le télécopieur, les fournitures de bureau, etc.
- Expliquez-lui son rôle et ses responsabilités, notamment :
- Les résultats attendus et la manière dont l’organisation mesure le succès du personnel, p. ex. à l’aide d’indicateurs clés de rendement;
- Le travail à faire dans les premiers jours et semaines;
- Les rapports et renseignements pertinents lui permettant de faire son travail.
- Confirmez l’horaire de travail, y compris les heures d’arrivée et de départ, la période de dîner et les pauses.
- Passez en revue les procédures RH et administratives, dont :
- Les documents requis pour la paie et les avantages sociaux;
- La période d’essai;
- Le guide des politiques et procédures pour les employé.e.s;
- Les déplacements professionnels et le remboursement des frais;
- Les absences, congés, vacances, etc.
- Le protocole relatif à l’utilisation du téléphone et du courriel, et la politique sur l’utilisation de l’Internet.
- Expliquez les procédures en cas d’incendie et en matière de santé et de sécurité.
- Révisez les politiques et procédures en matière de harcèlement, et de diversité, d’équité et d’inclusion.
La première semaine
Pendant le reste de la première semaine, permettez au.à la nouvel.le employé.e de se familiariser avec son nouveau rôle et d’absorber l’information reçue. L’objectif de cette période est de communiquer les attentes respectives, de définir des objectifs ensemble et de donner le ton à son expérience au sein de votre organisation.
- Mettez l’employé.e en contact avec un.e mentor.e, un.e « ami.e » d’intégration, ses collègues, etc.
- Expliquez votre système de gestion du rendement, les plans d’apprentissage et de développement.
- Expliquez vos processus de communication interne, y compris les réunions d’équipe.
- Présentez un aperçu de votre organisation et expliquez les liens entre le rôle de l’employé.e et d’autres rôles dans l’organisation.
- Expliquez qui sera responsable de former le.la nouvel.le employé.e et inscrivez les séances de formation à son calendrier.
- Permettez à l’employé.e d’apprendre sur l’organisation et de commencer à se sentir comme membre d’une culture organisationnelle ouverte et inclusive.
Les premiers mois
Le temps devrait permettre au.à la nouvel.le employé.e de se sentir à l’aise dans son nouveau rôle et au sein de l’organisation. Vous pouvez alors mettre l’accent sur ses responsabilités à long terme et ses objectifs stratégiques et opérationnels.
- Priorisez le développement de l’esprit d’équipe et la participation des employé.e.s afin que les recrues ne se sentent pas négligé.e.s.
- Créez des occasions pour développer et approfondir les relations de travail.
- Encouragez les recrues à organiser des rencontres avec vous et l’équipe afin de discuter de leur travail.
- Prenez de leurs nouvelles et demandez-leur comment ils.elles ont aimé leur expérience d’intégration.