Communiquer une politique RH
Le personnel, l’équipe de gestion et les membres du conseil d’administration doivent avoir accès à la version actuelle des politiques et procédures pertinentes pour jouer leur rôle dans l’organisation. Toutes ces personnes doivent également être avisées de l’entrée en vigueur de nouvelles politiques ou de modifications aux politiques existantes, et bien les comprendre.
Lorsque vous déterminez comment vous allez communiquer votre politique, considérez les points suivants :
- Est-ce que les membres du personnel pourront accéder facilement à des copies électroniques, ou ont-ils besoin de copies papier?
- Quels préoccupations ou problèmes seront probablement soulevés par rapport à la politique? Comment seront-ils abordés? Si vous vous attendez à de sérieuses préoccupations, optez d’abord pour une communication directe sous forme de séance d’information ou d’un message de la direction. Ils seront plus efficaces qu’un courriel.
- La politique donne-t-elle assez d'informations aux gestionnaires et au personnel pour l’appliquer et s’y conformer efficacement? Ou auront-ils.elles besoin de formations et d'informations supplémentaires?
Une combinaison des méthodes suivantes est souvent utilisée pour faire en sorte que les membres du personnel connaissent, comprennent et savent appliquer et respecter les politiques qui influent sur leur travail.
Guide pour les membres du personnel
Un guide pour les membres du personnel décrit les politiques et les procédures de l’organisation. Il peut également comprendre de l’information d’ordre général, p. ex. les priorités de l’organisation, l’organigramme, la classification des postes, les postes couverts par une convention collective et le statut syndical des membres du personnel.
Vous pouvez créer des guides distincts pour les membres de l’équipe de gestion et ceux du personnel, ou un seul document pour les deux groupes.
Vous pouvez vous servir du guide pour documenter l’information transmise aux membres du personnel en ce qui concerne les règles et les normes en vigueur dans l’organisation et pour indiquer qu’ils comprennent les conséquences du non-respect des politiques. Pour ce faire, insérez une déclaration de reconnaissance à la fin du guide, que les membres du personnel doivent signer régulièrement, généralement aux deux ans, ou lorsque le contenu du guide est modifié substantiellement.
Un guide pour les membres du personnel offre, entre autres, les avantages suivants :
- Il offre une source d’information complète pour bien comprendre les pratiques adoptées par l’organisation.
- Il est un outil d'intégration pour les nouveaux membres du personnel.
- Il permet aux membres du personnel de trouver les réponses à leurs questions et favorise la confidentialité.
- Il aide d’autres personnes à comprendre rapidement les pratiques dans votre milieu de travail.
- Il favorise la communication, la transparence et la responsabilité.
- Il vous permet de faire le lien avec les questions plus globales comme la vision, les objectifs et les valeurs de l’organisation.
Deux mises en garde :
- Pour assurer la validité du guide, vous devez l’actualiser chaque fois qu’une politique est mise à jour ou modifiée. Pour assurer un suivi adéquat, il est recommandé de confier cette responsabilité à une personne en particulier.
- Pour que le guide puisse servir de preuve de documentation selon laquelle les membres du personnel ont été informés des politiques de votre organisation, il doit comprendre les principaux aspects (au moins) et renvoyer à la version intégrale de chaque politique.
Important : indiquez dans le guide que l’employeur pourra, à sa seule discrétion, créer de nouvelles politiques, ou modifier et supprimer les politiques existantes.
Guides de politiques et de procédures pour les membres du personnel
Certaines organisations mettent en place des guides de politiques et de procédures pour les membres de l’équipe de direction. Dans les organisations de petite taille, le guide pour les membres du personnel remplit la même fonction.
Si un guide de politiques et de procédures existe dans votre organisation, il devrait comprendre des politiques, des procédures et des instructions détaillées. Ce document est souvent utilisé comme outil de gestion pour le personnel de supervision. Il est important de le maintenir à jour en y intégrant toujours la plus récente version de chaque politique.
Intranet et disque partagé
Les organisations peuvent mettre leurs politiques à la disposition de tous les membres de leur personnel sous forme électronique, sur un disque partagé ou dans l’Intranet. C’est ce qui permettra aux employé.e.s d’y accéder directement, et aux responsables de supprimer facilement les versions désuètes et de les remplacer par la version la plus récente.
Courriel
Pour informer les membres du personnel d’une nouvelle politique, envoyez-leur un courriel. Toutefois, si vous souhaitez leur fournir la politique en même temps, insérez un lien vers le document plutôt que de l’envoyer en pièce jointe à votre courriel. Ainsi, vous leur donnez accès à la plus récente version de la politique en tout temps.
Séance d’information
Une séance d’information peut être un moyen très efficace pour s’assurer que les membres du personnel prennent connaissance d’une nouvelle politique et ont la chance de poser des questions. C’est d’autant plus vrai si la politique donne lieu à d’importantes préoccupations. Pendant la séance d’information, parlez :
- des décisions qui ont mené à l’élaboration de la politique;
- du ou des objectifs de la politique;
- du processus d’élaboration de la politique (consultations, études, analyse comparative);
- des effets de la nouvelle politique sur les membres du personnel, et comment ces derniers devraient s’y conformer.
Dressez et conservez une liste des personnes qui ont assisté à la séance d’information pour être en mesure de faire un suivi auprès des personnes qui n’ont pas été présentes. Elle permettra aussi de démontrer que la politique a été communiquée.
Séances de formation
Certaines lois provinciales obligent les employeurs à donner des formations aux membres de leur personnel au sujet de certaines politiques. Il est également avisé d’offrir aux gestionnaires dans votre organisation des formations sur les politiques complexes et les procédures exhaustives, notamment celles traitant de mesures disciplinaires, de la résolution de conflits, ou de santé et de sécurité.
En plus des sujets abordés pendant une séance d’information, votre séance de formation devrait comprendre les points suivants :
- les compétences requises pour appliquer la politique;
- de l’information sur les procédures, les instructions et les ressources mises à la disposition des gestionnaires et des membres du personnel pour les aider à exécuter la politique;
- des précisions quant aux attentes relatives aux comportements;
- des détails sur la surveillance de l’application de la politique;
- les détails de formation exigés par la loi (si la formation est une obligation légale).
Déclarations de reconnaissance
Dans le cas de politiques particulièrement importantes, voire votre guide pour les membres du personnel, vous pouvez demander à chaque personne de signer une déclaration reconnaissant qu’elle a lu et compris la politique et accepte de s’y conformer.
Si vous choisissez cette approche, vous devez prévoir une façon d’assurer que tous les membres actuels et futurs du personnel reçoivent une orientation pour l’utilisation de la politique et signent une déclaration, et ce chaque fois que des modifications substantielles y sont apportées.
Cette approche est particulièrement recommandée si le non-respect de la politique peut causer du tort aux membres du personnel (p. ex. porter de l’équipement de protection pendant le travail) ou entraîner des mesures disciplinaires (p. ex. le harcèlement).
Communication continue
Les politiques portant sur les codes de conduite, la confidentialité et la protection des renseignements privés, ainsi que les politiques sur l’utilisation appropriée de l’équipement de l'employeur devraient faire l’objet de communications fréquentes. Vous pouvez, entre autres, les aborder pendant les réunions d’équipe ou dans vos infolettres afin de sensibiliser les membres du personnel et vous assurer qu’ils respectent ces politiques.
La période d’évaluation du rendement est tout indiquée pour revoir différentes politiques et leur lien avec la mission, la vision et les valeurs de votre organisation.
Révision et mises à jour périodiques
Mettez en place un calendrier pour assurer la révision et une mise à jour périodiques de vos politiques. Une révision complète devrait avoir lieu aux deux à trois ans. Cependant, certaines lois provinciales exigent la révision annuelle de certaines politiques.
Dans le cas de politiques découlant d’une loi du gouvernement, une révision s’impose chaque fois que des changements sont apportés à la loi.
Votre conseil d’administration peut également décider d’un échéancier pour la révision des politiques. Vous pouvez fournir un rapport sur la mise en œuvre des politiques aux autorités responsables, y compris les révisions envisagées.
La révision de vos politiques devrait s’accompagner des questions suivantes :
- Est-ce que des changements au contexte légal et réglementaire ont un effet sur la politique? Au minimum, passez en revue les normes d’emploi/du travail, les lois en matière de protection des renseignements privés, de santé et de sécurité au travail, de droits de la personne et de rémunération de la main-d’œuvre.
- Est-ce que la politique a été effectivement mise en œuvre?
- A-t-elle permis d’aborder efficacement les situations relevant de son champ d’application?
- Quels commentaires au sujet de la politique avez-vous reçus de la part des gestionnaires et membres du personnel?
- Est-ce que la politique permet de réaliser l’objectif pour lequel elle a été mise en place?
Habituellement, avant d’intégrer officiellement des changements aux politiques, celles-ci doivent passer par le processus d’approbation de votre organisation.
Communiquer les changements
Parfois, les changements apportés aux politiques sont si importants que vous pourriez vouloir demander l’avis d’un juriste avant de les annoncer. Communiquez toutes les mises à jour majeures de vos politiques. Si les membres du personnel doivent signer une déclaration de reconnaissance à la suite de la mise à jour d’une politique, intégrez le ou les formulaires appropriés à votre message.
Le rôle du conseil d’administration dans l’élaboration de politiques RH
Le conseil d’administration peut participer de différentes façons à l’élaboration de politiques RH. Demandez au conseil de définir clairement le rôle qu’il compte jouer dans ce processus, p. ex. s’il souhaite contribuer à la création du contenu ou à l’étape d’approbation seulement.
Le conseil peut décider que certaines politiques essentielles requièrent une révision de sa part et que d’autres peuvent être approuvées et gérées par la direction générale.
Le conseil d’administration peut également mettre sur pied un comité RH chargé de rédiger les politiques et les procédures dans ce domaine. Il peut aussi établir un calendrier de révision des politiques RH, ou déléguer cette responsabilité.