Conciliation travail-vie privée

Dans notre monde mouvementé, les employé.e.s se tournent vers, et restent fidèles aux, organisations qui les aident à maintenir un certain équilibre entre le travail et la vie privée. Les organismes à but non lucratif (OBNL) n’y font pas exception. La passion peut amener une personne à se joindre à une organisation ou à poursuivre une mission, mais sans cet équilibre, elle risque de perdre sa motivation, de devenir moins productive et de s’épuiser.

Selon Linda Duxbury et Chris Higgins, auteurs du rapport Le conflit entre le travail et la vie personnelle au Canada durant le nouveau millénaire : état de la question (PDF, 1,6 Mo), la conciliation travail-vie privée renvoie au défi que vivent les employé.e.s de concilier leur rôle professionnel et leur désir d’avoir une vie personnelle satisfaisante.

Le Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travaillien ouvre dans un nouvel onglet (CCHST) définit les initiatives de conciliation travail-vie privée comme tout avantage, toute politique ou tout programme contribuant à créer un meilleur équilibre entre les exigences du travail et le mieux-être en dehors du travail.

Le CCHST rappelle que les investissements dans les initiatives de conciliation travail-vie privée permettent :

De réduire l’absentéisme;
D’augmenter la productivité;
D’améliorer la motivation et le moral des employé.e.s;
De faire diminuer le stress;
D’attirer de nouveaux.elles employé.e.s;
De contribuer à maintenir les employé.e.s en poste.

Exemples d’initiatives de conciliation travail-vie privée

Les initiatives de conciliation travail-vie privée prennent différentes formes et ampleurs. Elles englobent les modifications que vous voudriez apporter à la gestion quotidienne de vos employé.e.s jusqu’aux changements et décisions qui concernent l’ensemble de votre organisation.

Les mesures suivantes peuvent contribuer à une meilleure conciliation travail-vie privée :

Éliminer des réunions et des rapports superflus;
Communiquer clairement les attentes;
Encourager le partage d’information entre les employé.e.s et entre l’équipe de gestion et les employé.e.s.
Favoriser l’autonomie des employé.e.s et leur donner la latitude nécessaire pour établir leurs priorités au travail;
Encourager la participation des employé.e.s à la prise de décisions;
Éviter les déplacements inutiles liés au travail;
Nommer des responsables pour promouvoir des initiatives de conciliation travail-vie privée;
Organiser des dîners-conférences ou des ateliers sur divers sujets, p. ex. la nutrition, la gestion du stress, la littératie financière;
Réservez des blocs de temps dans le calendrier des employé.e.s à des tâches particulières afin d’éviter que des réunions soient organisées en même temps, ou d’autres formes d’interruption.

Les organisations peuvent également instaurer des initiatives plus formelles :

Programmes de travail flexible

Les changements dans notre société et sur le plan technologique ont fait bonder le nombre d’organisations et d’employé.e.s attirés par des programmes de travail flexible. Ces derniers permettent aux employé.e.s de se prévaloir d’arrangements ou d’horaires différents d’une journée ou d’une semaine de travail traditionnelle (du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h).

Le télétravail décrit toute situation où l’employé.e travaille à l’extérieur du bureau, généralement de la maison. Le modèle hybride, offrant la flexibilité des heures et du lieu de travail, connaît un intérêt croissant.

Les employé.e.s peuvent choisir des conditions de travail flexibles ou du télétravail pour des raisons personnelles ou familiales. Les employeurs peuvent également proposer de tels arrangements pour répondre à leurs propres besoins, notamment pour assurer la présence d’employé.e.s pendant des activités organisées en soirée ou pendant la fin de semaine, ou pour réduire les coûts associés à l’espace de travail.

Prendre soin de personnes à charge

Lorsqu’il est question de prendre soin des personnes à charge, il n’est pas seulement question de garde d’enfants. Bon nombre d’employé.e.s arrivé.e.s au milieu de leur vie font partie de la « génération sandwich » qui fait référence aux personnes qui doivent s’occuper à la fois de leurs enfants et de leurs parents. Selon le rapport Les aidants au Canada, 2018lien ouvre dans un nouvel onglet publié par Statistique Canada, 25 % des Canadien.ne.s âgé.e.s de 15 ans et plus affirment avoir pris soin d’une personne ou avoir aidé une personne ayant des problèmes de santé de longue durée, un handicap physique ou mental, ou des problèmes liés à la vieillesse.

De nombreuses organisations mettent de l’avant des mesures pour accommoder les employé.e.s dans de telles situations, notamment :

Planifier des projets et des échéanciers en tenant compte des besoins saisonniers de garde d’enfants, p. ex. les vacances, les fermetures d’écoles;
Permettre aux employé.e.s de prendre des congés personnels au lieu de jours de vacances pour honorer des rendez-vous ou pourvoir prendre soin d’une personne à charge de manière imprévue;
Offrir un service de garde sur place;
Promouvoir des ressources offrant des services de soins pour les personnes à charge;
Mettre en place une entente avec un service de garde d’enfants ou un centre pour aîné.e.s afin d’offrir des soins d’urgence;
Offrir une aide financière pour prendre soin d’une personne à charge.

Important : consultez un.e avocat.e et les lois et la réglementation en vigueur dans votre région pour savoir quoi faire compte tenu de l’obligation de prendre des mesures d’adaptation dans le contexte de certaines situations familiales.

Occasions d’apprentissage et de formation en matière de mieux-être

L’employeur peut offrir des occasions d’apprentissage et l’accès à des ressources et outils à ses employé.e.s afin de favoriser leur mieux-être, notamment :

Créer des partenariats avec des organismes qui offrent des ressources et de la formation pour le mieux-être au travail comme l’Association canadienne pour la santé mentalelien ouvre dans un nouvel onglet (ACSM), la Commission de la santé mentale du Canadalien ouvre dans un nouvel onglet ou Wellness Works Canadalien ouvre dans un nouvel onglet, ou des organismes qui se trouvent sur votre territoire;
Proposer des ressources qui font la promotion du mieux-être en milieu de travail, p. ex. des livres, articles et vidéos en ligne;
Offrir des séminaires et ateliers sur place ou en ligne sur les pratiques exemplaires favorisant le mieux-être, axés sur la gestion du temps, l’utilisation efficace du courriel, les techniques de gestion des réunions, etc.;
Encourager les employé.e.s à profiter d’occasions d’apprentissage et de formation externes, et en assumer les coûts, si possible.

Mise en forme et saines habitudes de vie

Si votre organisation offre des programmes et activités de mise en forme et encourageant de saines habitudes de vie, ceux-ci doivent être accessibles et inclusifs. Les mesures suivantes vous permettent de réaliser votre engagement pour de saines habitudes de vie :

Offrir des postes de travail ergonomiques;
Organiser des programmes d’activité physique durant la pause de midi;
Offrir des installations de conditionnement physique, verser une aide financière pour adhérer à un centre de conditionnement physique, ou inviter un.e instructeur.trice de mise en forme sur place;
Offrir des programmes d’abandon du tabac;
Offrir un espace de stationnement sécuritaire pour les vélos;
Offrir l’accès à des douches aux personnes qui viennent au travail à pied, en vélo ou en courant, ou qui pratiquent ces activités pendant la pause de midi;
Offrir un menu ou des aliments santé pendant les réunions et ateliers;
Organiser des cliniques de vaccination contre la grippe ou une collecte de sang sur place.

Pratique religieuse

Les mesures suivantes permettent aux employeurs d’intégrer la pratique religieuse à leurs initiatives de mieux-être au travail :

Des congés alternatifs pour les fêtes religieuses, p. ex. au lieu du Vendredi saint, prendre congé à une autre date qui a une signification religieuse pour l’employé.e;
Ne pas organiser de réunions, de conférences ou d’autres initiatives importantes pendant des événements culturels ou religieux importants;
Mettre à la disposition des employé.e.s une ou des pièces silencieuses pour la prière.

Il faut faire la différence entre l’accommodement pour motif d’une pratique religieuse et l’accommodement pour motif d’une pratique culturellement pertinente. Les employeurs ne sont pas obligés d’adopter des mesures d’adaptation en raison d’un événement culturellement pertinent, p. ex. le mois de la Fierté. Toutefois, il peut être important d’accorder de telles demandes dans le cadre d’une initiative de conciliation travail-vie personnelle.

Congés autorisés et vacances

Les normes de travail lien ouvre dans un nouvel onglet dictent vos obligations légales en matière de congé et de vacances. Au-delà de respecter ces normes, comme employeur, vous pouvez encourager le mieux-être en milieu de travail en offrant :

Un certain nombre de congés personnels rémunérés par année;
Des jours de congé pour faire du service communautaire ou du bénévolat;
Un congé d’études;
Des congés de deuil rémunérés;
Des congés autofinancés ou des congés sabbatiques;
Un programme de supplément pour le congé de maternité ou parental;
La couverture continue des avantages sociaux pendant un congé autorisé.

Avantages sociaux flexibles

Les régimes d’avantages sociaux flexibles permettent aux employé.e.s de créer un ensemble de prestations qui correspond à leurs besoins et à leur budget. Ils.elles sont libres de participer au régime, entièrement, partiellement ou pas du tout, et, à partir d’une liste d’options peuvent choisir les prestations qui sont pertinentes pour leur situation personnelle respective. Notez que ces programmes « à la carte » sont habituellement plus chers.

Les comptes de gestion correspondent à un montant fixe alloué annuellement à l’employé.e pour des dépenses de santé et de mieux-être. La couverture flexible et les options offertes aux employé.e.s par les comptes de gestion santé et les comptes de gestion mieux-être bonifient votre offre de prestations. Discutez-en avec votre fournisseur d’avantages sociaux afin de créer un programme qui tient compte de vos besoins et de ceux de vos employé.e.s.

Programme d’aide aux employé.e.s

Selon la International Employee Assistance Professionals Associationlien ouvre dans un nouvel onglet (en anglais), un programme d’aide aux employé.e.s est :

Un programme en milieu de travail conçu pour aider à déterminer et à aborder les problèmes de productivité d’employé.e.s aux prises avec des problèmes d’ordre personnel relatifs, entre autres, à leur santé, à leur couple, à leur famille, à leurs finances, à l’alcool, à la drogue, au stress, à des ennuis juridiques, ou à toute autre préoccupation personnelle qui pourrait affecter leur rendement au travail.

Les services de PAE offerts par un fournisseur externe ont généralement un coût (traditionnellement calculé en fonction de l’utilisation). Dans la plupart des cas, les employé.e.s et les membres de leur famille ont accès à une ligne d’assistance gratuite et disponible en tout temps pour obtenir de l’information et être dirigé.e.s vers des ressources pertinentes.

Développer des initiatives de conciliation travail-vie privée

Donnez-vous toutes les chances de réussir et évitez un plan trop ambitieux. Franchissez une étape à la fois en commençant par des mesures modérées.

Sonder les personnes concernées

Quelle que soit l’initiative de conciliation travail-vie privée que vous souhaitez mettre en place, elle doit être conçue en fonction des besoins de vos employé.e.s. Par conséquent, dans un premier temps, demandez-leur ce qui permettrait d’améliorer l’équilibre entre leurs vies professionnelle et personelle. Selon la taille de votre organisation, vous pouvez procéder par discussions bilatérales délibérées (petits organismes), par sondage ou par groupes de discussion (grands organismes).

En consultant vos employé.e.s, vous pouvez aborder les préoccupations soulevées, comprendre toute opposition potentielle et y répondre adéquatement. Pour être efficaces, vos initiatives doivent offrir un réel appui aux employé.e.s et répondre aux besoins de votre organisation.

Il peut aussi être utile de consulter d’autres organisations, des client.e.s, des membres de votre conseil d’administration ou des bénévoles.

Quel effet les initiatives envisagées auront-elles sur l’organisation et les employé.e.s?

Afin de déterminer les initiatives qui répondront aux besoins de votre organisation et de vos employé.e.s, posez-vous les questions suivantes :

Quel sera le rôle des gestionnaires et de la direction?
Comment le plan sera-t-il communiqué?
Quelles seront les ressources à votre disposition?
Sera-t-il nécessaire de suivre des formations? Si oui, qui pourra les offrir?
Comment allez-vous faire le suivi des heures travaillées, de la productivité et des échéanciers?
Comment allez-vous assurer les services sur place si les employé.e.s font du télétravail?
Si le télétravail est envisagé, comment allez-vous assurer la sécurité informatique?
Quel sera l’effet des initiatives proposées sur votre capacité à réaliser votre mission ou votre mandat?
Quels avantages les initiatives offrent-elles aux employé.e.s et à l’organisation?
Combien de temps, d’efforts et d’argent seront nécessaires pour réaliser votre plan?
Les options offertes doivent-elles être cohérentes avec d’autres initiatives en place dans votre organisation?

Ces questions indiquent le niveau de détails à considérer et la qualité requise pour développer des initiatives de conciliation travail-vie privée qui répondent aux besoins à la fois de vos employé.e.s et de votre organisation.

Rédiger des politiques et des procédures pertinentes

Vous devez mettre en place des politiques et des procédures écrites claires pour administrer et étayer vos initiatives de conciliation travail-vie privée de manière cohérente. En ce faisant, vous montrez que l’organisation encourage de saines habitudes de vie parmi ses employé.e.s, formule ses attentes, assure un accès cohérent et équitable aux initiatives et tient à ce que toutes les personnes dans l’organisation saisissent l’importance de la conciliation travail-vie privée.

Bien communiquer le changement

Expliquez les raisons et les avantages de la mise en place des initiatives de conciliation travail-vie privée à vos employé.e.s, à la haute direction et au conseil d’administration.

Abordez les préoccupations soulevées et parlez ouvertement des défis rencontrés et de vos solutions. Pour que les initiatives puissent être efficaces, les employé.e.s, les gestionnaires, la direction et le conseil d’administration doivent y adhérer, d’où l’importance de cette étape. La facilité (ou la difficulté) d’introduire des changements découlant d’initiatives de conciliation travail-vie privée dépendra aussi de la culture de votre organisation.

Testez, évaluez et adaptez

Un essai vous permet de tester la faisabilité des initiatives et de tirer des leçons des points positifs et négatifs détectés. Il vous aide à recueillir les commentaires des participant.e.s, d’éviter une mauvaise utilisation de vos ressources financières et, en fin de compte, de développer un meilleur programme.

Déterminez une période d’essai. Elle doit être assez longue pour vous permettre d’établir si elles produisent les résultats escomptés.

À la fin de cette période, demandez d’obtenir des recommandations et ajustez vos initiatives en fonction de la rétroaction reçue afin d’offrir un meilleur programme à tout le monde. À cette étape, vous pourriez encore une fois faire face à de la résistance et à certains défis.

Évaluer le programme régulièrement

Demandez aux participant.e.s ce qu’ils.elles pensent du programme mis en place. Ensuite, apportez-y des changements et ajustez-le en conséquence.

Lorsque vous mettez un programme en place, vous devez prévoir un processus d’évaluation afin de vérifier que les résultats obtenus correspondent à vos attentes initiales. L’objectif n’est pas seulement d’introduire des initiatives de conciliation travail-vie privée dans votre organisation, mais d’intégrer le mieux-être au travail dans votre organisation pour répondre aux besoins de vos employé.e.s, et ce, à long terme. Pour assurer le succès de vos initiatives dans le temps, vous pouvez :

Solliciter régulièrement la rétroaction des participant.e.s afin d’évaluer leur satisfaction;
Réviser le programme à l’aide d’une analyse de l’écart pour déterminer les aspects à améliorer;
Rechercher et intégrer de nouvelles tendances ou pratiques exemplaires en matière de mieux-être au travail;
Apporter des modifications au programme en fonction des changements dans la vie professionnelle et personnelle de vos employé.e.s.