Exemple de description d’emploi - Gestionnaire des projets

Autres titres du poste : Coordinateur∙trice des projets

Supervision du poste et dans le cadre du poste

Le titre de la personne qui supervise ce poste, et le titre de la ou des employé.e.s que la personne occupant ce poste supervise.

Heures de travail

Le nombre et la nature des heures de travail. Par exemple, s’agit-il d’un poste à temps plein, à temps partiel, les heures de travail sont-elles les heures régulières de bureau, la personne devra-t-elle travailler en soirée et/ou les fins de semaine à l’occasion ou fréquemment. Ceci inclut aussi la durée et les modalités du contrat, par exemple est-ce un poste permanent, temporaire, ou saisonnier.

Raison d’être du poste

Les gestionnaires des projets supervisent la planification, la mise en œuvre et le suivi d’un projet spécifique à court terme sur une période bien définie, tout en remplissant des objectifs spécifiques.

Principales tâches et responsabilités

Les gestionnaires des projets réalisent un large éventail de tâches, incluant certains ou tous les éléments listés ci-dessous :

Planification du projet

Définir l’envergure du projet, en collaboration avec l’équipe de la haute direction.
Créer un plan de travail détaillé identifiant et établissant l’enchaînement des activités nécessaires à la réalisation réussie du projet.
Définir les ressources (durée, budget, équipement) requises pour réaliser le projet.
Créer un programme allouant efficacement les ressources nécessaires aux activités requises pour réaliser le projet.
Évaluer le programme avec la haute direction et tous les membres du personnel impliqués dans les activités du projet et le réviser, le cas échéant.
Définir les objectifs et les mesures d’évaluation du projet réalisé.

Attribution du personnel impliqué

En collaboration avec la personne responsable, recruter, rencontrer et sélectionner les membres du personnel et/ou les bénévoles possédant les compétences requises pour mener à bien les activités du projet.
Gérer le personnel et/ou les bénévoles en conformité avec les politiques et pratiques en place dans l’organisation.
Mettre à jour les dossiers du personnel et assurer leur confidentialité.
Veiller à l’orientation adéquate de tous les membres du personnel impliqués dans le projet, tant au niveau de l’organisation en général qu’au niveau du projet en lui-même.
Embaucher sous contrat des expert∙e∙s-conseils qualifiés pour travailler sur le projet, en fonction des besoins.

Mise en œuvre du projet

Mettre le projet en œuvre conformément au plan de travail défini.
Créer des formulaires et des registres permettant de documenter les activités du projet.
Créer des fichiers pour assurer la documentation et la sécurisation appropriées des informations du projet.
Suivre l’évolution du projet et effectuer les ajustements nécessaires pour assurer la réussite du projet.
Établir un programme de communication visant à informer toutes les parties prenantes, y compris les membres du personnel concernés, de l’évolution du projet.
Examiner régulièrement la qualité du travail réalisé par l’équipe pour assurer sa conformité aux normes préétablies.

Contrôle du projet

Rédiger des rapports sur le projet pour l’équipe de direction et les donateur∙trice∙s.
Communiquer avec les donateur∙trices∙s conformément aux accords de financement.
Vérifier et approuver toutes les dépenses liées au budget du projet.
Comparer les prévisions de trésorerie à la situation réelle et signaler régulièrement les différences à l’équipe de la haute direction (tous les mois ou deux fois par mois).
Gérer les fonds du projet conformément aux politiques et procédures de comptabilité.
Garder à jour tous les registres financiers du projet.
Préparer des rapports financiers et les documents justificatifs pour les donateur∙trice∙s conformément aux accords de financement.

Évaluation du projet

Veiller à ce que le projet soit livré à temps, dans le respect du budget assigné et avec le niveau de qualité requis.
Évaluer les résultats du projet par rapport aux résultats attendus pendant la planification.

Qualifications

Éducation

Diplôme universitaire ou collégial dans un domaine connexe ou expérience équivalente.

Titres professionnels

Aucun.

Connaissances, compétences et aptitudes

Connaissance en gestion de projet.
Compétences informatiques pour :
- Le traitement de texte.
- La comptabilité simple.
- La gestion des banques de données.
- Les tableurs.
- Les courriels.
- L’internet.

Compétences comportementales

Les gestionnaires des projets doivent être compétent∙e∙s dans certains ou tous les domaines suivants :

Comportement éthique : Faire preuve d’éthique et de professionnalisme, s’assurer que son comportement et celui des autres soient éthiques, professionnels et correspondent aux valeurs de l’organisation.
Communication efficace : Parler, écouter et rédiger de façon claire, rigoureuse et opportune, à l’aide de techniques et d’outils de communication efficaces et appropriés.
Créativité et/ou innovation : Innover pour trouver des solutions novatrices permettant d’améliorer les opérations de l’organisation et de créer de nouvelles opportunités.
Travail d’équipe : Favoriser la coopération et la collaboration, dans le but d’établir efficacement des objectifs, de résoudre les difficultés et de prendre des décisions qui amélioreront l’efficacité organisationnelle.
Leadership : Influencer positivement autrui pour atteindre des résultats correspondant aux intérêts premiers de l’organisation.
Prise de décision : Évaluer les situations pour en déterminer l’importance, l’urgence et les risques, puis prendre des décisions claires, opportunes et correspondant aux intérêts premiers de l’organisation.
Organisation : Établir les priorités, définir un calendrier de travail, suivre l’évolution vers l’atteinte des objectifs, et enregistrer les détails, les données, les informations et les activités.
Planification : Définir des stratégies pour faire avancer l’organisation, établir des objectifs, créer et mettre en œuvre des plans d’action, et évaluer le processus et les résultats obtenus.
Résolution des difficultés : Analyser les situations problématiques pour en identifier les causes, rassembler et étudier les informations et processus pertinents, apporter des solutions possibles, faire des recommandations et résoudre ces situations.

Expérience

Deux à trois années d’expérience dans la planification ou la gestion.

Conditions de travail

Les gestionnaires des projets travaillent généralement dans un bureau. Il peut arriver cependant que les objectifs du projet exigent un travail dans un environnement non conventionnel.
Les horaires de travail des gestionnaires sont ceux d’une semaine ordinaire. Il peut arriver que du travail en soirée ou pendant les fins de semaine soit nécessaire pour respecter les échéances importantes du projet.

Rémunération et avantages sociaux

La rémunération offerte pour le poste doit être clairement indiquée, c’est-à-dire le taux horaire, le salaire annuel ou l’échelle salariale, ainsi que toute autre forme de rémunération, par exemple des bonus, ou temps supplémentaire payé. Les avantages sociaux tels que les vacances, régime d’assurance collectif, pension et autres avantages ou politiques peuvent aussi être détaillés dans la description du poste ou par le biais de liens vers les politiques pertinentes.

Points de référence

Clause d’équité

Nous offrons des possibilités d’emploi égales pour tous.tes les candidat.e.s et employé.e.s et ne faisons aucune discrimination sur la base de la race, de l’ascendance, du lieu d’origine, de la couleur, de l’origine ethnique, de la citoyenneté, des croyances, du sexe, de l’orientation sexuelle, de l’identité de genre, de l’expression de genre, de l’âge, le casier judiciaire, le statut matrimonial, le statut familial, le handicap, ou tout autre attribut protégé par les lois en vigueur.

Nous invitons en particulier les personnes noires, les Autochtones, les personnes de couleur, les personnes vivant avec un handicap, les membres de la communauté LGBTQ2+ et toute personne ayant des expertises et expériences variées à soumettre leur candidature.

Clause d’accessibilité

Nous accueillons favorablement et encourageons les candidatures des personnes en situation de handicap. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande (à noter : assurez-vous d’inclure différentes façons pour les candidat.e.s de vous contacter, par exemple en fournissant une adresse courriel et un numéro de téléphone) à toutes les étapes du processus de sélection.