Exemple de description d'emploi - Gestionnaire des bénévoles

Autres titres du poste :

Administrateur∙trice des ressources bénévoles
Coordinateur∙trice, Bénévoles
Coordinateur∙trice, Services aux bénévoles
Gestionnaire des ressources bénévoles
Coordinateur∙trice des programmes des bénévoles
Coordinateur∙trice des ressources bénévoles

Supervision du poste et dans le cadre du poste

Le titre de la personne qui supervise ce poste, et le titre de la ou des employé.e.s que la personne occupant ce poste supervise.

Heures de travail

Le nombre et la nature des heures de travail. Par exemple, s’agit-il d’un poste à temps plein, à temps partiel, les heures de travail sont-elles les heures régulières de bureau, la personne devra-t-elle travailler en soirée et/ou les fins de semaine à l’occasion ou fréquemment. Ceci inclut aussi la durée et les modalités du contrat, par exemple est-ce un poste permanent, temporaire, ou saisonnier.

Raison d’être du poste

Les gestionnaires des bénévoles gèrent les ressources bénévoles pour assurer la prestation des programmes et des services de l’organisation, y compris en gérant directement les bénévoles et en offrant du soutien, des conseils, des ressources et des outils aux membres du personnel qui supervisent les bénévoles.

Principales tâches et responsabilités

La personne occupant ce poste effectue certaines ou toutes les tâches suivantes :

Planification des programmes et services des bénévoles

Créer et mettre en œuvre des buts et objectifs des programmes des bénévoles reflétant la mission de l’organisation.
Évaluer les besoins des bénévoles pour améliorer la prestation des programmes et des services.
Créer un budget consacré aux activités des programmes des bénévoles.
Évaluer en continu les programmes et les services fournis par les bénévoles et mettre en œuvre des améliorations lorsque nécessaire.

Organisation des programmes et services des bénévoles

Créer, gérer et examiner les politiques et procédures encadrant les programmes et services des bénévoles, dans le respect des valeurs globales de l’organisation.
Créer et gérer les formulaires et les registres documentant les activités des bénévoles.
Identifier les projets fournissant un travail gratifiant aux bénévoles et rédiger les descriptions des postes des bénévoles en collaboration avec les membres du personnel impliqués.

Implication des bénévoles

Promouvoir le programme des bénévoles pour obtenir le soutien de la communauté envers ce programme et l’organisation.
Créer et mettre en œuvre des stratégies efficaces pour recruter les bénévoles ayant les compétences adaptées.
Créer et mettre en œuvre un protocole d’entrevue et d’admission des candidat∙e∙s au bénévolat pour faire correspondre au mieux les compétences, qualifications et intérêts des bénévoles aux besoins de l’organisation.
Mettre en œuvre un processus de sélection des candidat∙e∙s au bénévolat, conformément aux normes et pratiques de sélection couramment acceptées.

Diriger le programme et les services des bénévoles

Former les membres du personnel pour qu’ils puissent travailler et collaborer efficacement avec les bénévoles.
Préparer les bénévoles pour accroître leur compréhension de l’organisation, de sa clientèle, de ses services, ainsi que de leurs rôles et responsabilités.
Assurer la formation adéquate des bénévoles pour qu’ils ou elles puissent remplir correctement leurs fonctions.
Assurer le respect des procédures d’enregistrement des bénévoles et la mise à jour des registres d’heures de bénévolat conformément aux procédures établies.
Assurer un niveau de supervision adéquat des bénévoles.
Aider à la résolution des conflits entre les client∙e∙s, les membres du personnel et les bénévoles conformément aux procédures établies.
Créer et mettre en œuvre un processus d’évaluation de la contribution de chaque bénévole.
Planifier et mettre en œuvre des activités de reconnaissance officielles et informelles pour mettre en valeur la contribution des bénévoles à l’organisation.

Contrôle du programme et des services des bénévoles

Évaluer les risques associés à chaque poste de bénévolat et prendre les mesures nécessaires pour contrôler les risques associés à un programme ou un service.
Veillez à offrir aux bénévoles un environnement de travail sécuritaire, sanitaire et encourageant, conformément à toutes les lois et tous les règlements en vigueur.
Évaluer chaque année la contribution de chaque bénévole.
Préparer un rapport des contributions annuelles du programme des bénévoles.
Gérer et comparer les dépenses du programme des bénévoles au budget approuvé.

Qualifications

Éducation

Certificat collégial en gestion des bénévoles; éducation postsecondaire en sciences sociales, ressources humaines, travail social, développement communautaire, éducation pour adultes, ou expérience équivalente

Titres professionnels

Une formation/certification en gestion des bénévoleslien ouvre dans un nouvel onglet est considérée comme un atout.

Connaissances, compétences et aptitudes

Connaissance des tendances, ressources et informations actuelles sur le bénévolat.
Connaissance en gestion des ressources bénévoles.
Compétences informatiques pour :
- Le traitement de texte.
- La gestion des banques de données.

Compétences comportementales

La personne responsable de la gestion des bénévoles devrait avoir des compétences dans certains ou tous les domaines suivants :

Comportement éthique : Faire preuve d’éthique et de professionnalisme, s’assurer que son comportement et celui des autres soient éthiques, professionnels et correspondent aux valeurs de l’organisation.
Développement relationnel : Établir et conserver des relations professionnelles positives avec les autres, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’organisation, afin d’atteindre les objectifs de l’organisation.
Communication efficace : Parler, écouter et rédiger de façon claire, rigoureuse et opportune, à l’aide de techniques et d’outils de communication efficaces et appropriés.
Créativité et/ou innovation : Innover pour trouver des solutions novatrices permettant d’améliorer les opérations de l’organisation et de créer de nouvelles opportunités.
Attention axée sur la clientèle : Anticiper, comprendre et répondre aux besoins des client∙e∙s à l’interne et à l’externe, afin de répondre à ou de dépasser leurs attentes dans les limites des paramètres organisationnels.
Travail d’équipe : Favoriser la coopération et la collaboration, dans le but d’établir efficacement des objectifs, de résoudre les difficultés et de prendre des décisions qui amélioreront l’efficacité organisationnelle.
Leadership : Influencer positivement autrui pour atteindre des résultats correspondant aux intérêts premiers de l’organisation.
Prise de décision : Évaluer les situations pour en déterminer l’importance, l’urgence et les risques, puis prendre des décisions claires, opportunes et correspondant aux intérêts premiers de l’organisation.
Organisation : Établir les priorités, définir un calendrier de travail, suivre l’évolution vers l’atteinte des objectifs, et enregistrer les détails, les données, les informations et les activités.
Planification : Définir des stratégies pour faire avancer l’organisation, établir des objectifs, créer et mettre en œuvre des plans d’action, et évaluer le processus et les résultats obtenus.
Résolution des difficultés : Analyser les situations problématiques pour en identifier les causes, rassembler et étudier les informations et processus pertinents, apporter des solutions possibles, faire des recommandations et résoudre ces situations.

Expérience

Trois à cinq ans d’expérience de supervision ou de direction.

Conditions de travail

Les gestionnaires des bénévoles travaillent généralement dans un bureau. Cependant, la surveillance des activités des bénévoles pourrait avoir lieu dans un environnement non conventionnel.
Les gestionnaires des bénévoles pourraient devoir travailler en soirée ou pendant les fins de semaine.

Rémunération et avantages sociaux

La rémunération offerte pour le poste doit être clairement indiquée, c’est-à-dire le taux horaire, le salaire annuel ou l’échelle salariale, ainsi que toute autre forme de rémunération, par exemple des bonus, ou temps supplémentaire payé. Les avantages sociaux tels que les vacances, régime d’assurance collectif, pension et autres avantages ou politiques peuvent aussi être détaillés dans la description du poste ou par le biais de liens vers les politiques pertinentes.

Points de référence

Clause d’équité

Nous offrons des possibilités d’emploi égales pour tous.tes les candidat.e.s et employé.e.s et ne faisons aucune discrimination sur la base de la race, de l’ascendance, du lieu d’origine, de la couleur, de l’origine ethnique, de la citoyenneté, des croyances, du sexe, de l’orientation sexuelle, de l’identité de genre, de l’expression de genre, de l’âge, le casier judiciaire, le statut matrimonial, le statut familial, le handicap, ou tout autre attribut protégé par les lois en vigueur.

Nous invitons en particulier les personnes noires, les Autochtones, les personnes de couleur, les personnes vivant avec un handicap, les membres de la communauté LGBTQ2+ et toute personne ayant des expertises et expériences variées à soumettre leur candidature.

Clause d’accessibilité

Nous accueillons favorablement et encourageons les candidatures des personnes en situation de handicap. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande (à noter : assurez-vous d’inclure différentes façons pour les candidat.e.s de vous contacter, par exemple en fournissant une adresse courriel et un numéro de téléphone) à toutes les étapes du processus de sélection.