Exemple de politique d’utilisation acceptable des TI

Remarque : Cet exemple de politique a été fourni par Imagine Canada.

Objectif

L’imputabilité et la détermination sont deux des valeurs qui guident le travail d’Imagine Canada. Les technologies d’information (TI) d’Imagine Canada constituent une ressource centrale pour la gestion de l’information, des communications et des processus. Nos employé.e.s et partenaires s’attendent à ce que notre système est sécuritaire afin de protéger de l’information considérée comme étant privée et confidentielle. De plus, la continuité des ressources du système et leur protection contre des interruptions et des brèches susceptibles d’affecter le bon fonctionnement du système et la confidentialité des données sont primordiales.

Politique

L’utilisation des TI soutient la mission, les valeurs et le fonctionnement d’Imagine Canada. Les ressources TI permettent aux employé.e.s, aux bénévoles et aux organismes de bienfaisance dans tout le Canada de poursuivre leur mission et d’offrir des services. Les employé.e.s doivent se servir de ces ressources de manière responsable, éthique et légale, sans enfreindre la capacité d’autres personnes à les utiliser et sans compromettre la sécurité et la confidentialité du système.

Les employé.e.s et les bénévoles d’Imagine Canada qui utilisent les ressources TI de l’organisation à des fins professionnelles ou personnelles doivent :

• En tout temps, accorder une importance absolue à la sécurité de tous les systèmes TI (p. ex. prendre les précautions requises avant d’ouvrir des pièces jointes ou des hyperliens inconnus);
• S’assurer que leur utilisation des TI à des fins personnelles n’entre pas en conflit avec ou ne nuit pas à la disponibilité des ressources d’Imagine Canada à des fins de travail (p. ex. la lecture de vidéos personnelles au détriment de la disponibilité et de la réactivité de la bande passante du réseau);
• Respecter les droits d’auteur et de propriété intellectuelle;
• S’abstenir de les utiliser de manière à violer les droits d’autrui, p. ex. distribuer ou afficher du matériel ou des messages à caractère obscène, harcelant, diffamatoire ou discriminatoire;
• S’abstenir d’utiliser les TI pour des activités ou actions illégales ou qui ne respectent pas les lois canadiennes ou provinciales.

Les employé.e.s et les bénévoles doivent immédiatement déclarer tout risque de sécurité connu ou suspecté et prendre des mesures raisonnables ou prescrites afin de prévenir ou de réduire les dommages ou les violations de confidentialité et de sécurité des systèmes TI.

Imagine Canada se réserve le droit de suspendre l’accès des employé.e.s aux TI de l’organisation, de retirer tout matériel incompatible avec la mission et les valeurs de l’organisation, et de prendre toute autre mesure appropriée afin de maintenir l’intégrité opérationnelle des systèmes TI et des données qu’ils contiennent.

Imagine Canada se réserve le droit de surveiller ou de partager le contenu de ses systèmes TI lorsqu’il est jugé nécessaire de prendre des mesures raisonnables, p. ex :

• Pour obtenir de l’information en situation d’urgence;
• À des fins de conformité légale et dans le cadre d’un processus judiciaire valable;
• Pour assurer la conformité avec la présente Politique.

Imagine Canada ne fait aucune surveillance systématique de l’utilisation de ses ressources TI par ses employé.e.s pour évaluer leur productivité ou d’autres indicateurs de rendement.

Définitions

Technologies d’information (TI) : Les réseaux, équipements, logiciels et mécanismes de stockage de données d’Imagine Canada ainsi que les systèmes de gestion connexes, y compris les services infonuagiques, téléphones cellulaires et tout autre appareil électronique ou service utilisé pour la sauvegarde ou la transmission de données au sein de l’organisation.

Responsabilités

Conseil de leadership

• Le Conseil de leadership approuve la présente Politique.
• Le Conseil de leadership fournit aux employé.e.s la formation requise pour les renseigner sur la présente Politique et l’utilisation acceptable.

Superviseur.e.s

• Les superviseur.e.s sont responsables de faire connaître la présente Politique auprès des employé.e.s, particulièrement les personnes qui travaillent avec de l’information confidentielle.
• Lorsque les superviseur.e.s apprennent que les systèmes TI d’Imagine Canada sont à risque, ils.elles doivent immédiatement en aviser la vice-présidence, finances et opérations.

Employé.e.s

• Dans la mesure du possible, les employé.e.s doivent se conformer à la présente Politique afin de protéger la sécurité des systèmes TI.
• Les employé.e.s doivent informer leur gestionnaire ou un.e membre du Conseil de leadership de tout risque aux systèmes TI de l’organisation.

Questions

Toute violation de la présente Politique sera traitée conformément à la Politique de traitement interne des plaintes. Lorsqu’un.e employé.e ne sait pas comment traiter une situation, il.elle doit en informer son.sa superviseur.e ou la vice-présidence, finances et opérations pour obtenir des conseils sur la marche à suivre.

Documents de référence

Indiquez tous les documents, politiques ou textes législatifs qui étayent l’interprétation de la politique.

Date d’entrée en vigueur

Indiquez la date à laquelle la politique est entrée en vigueur et les dates de révision.

Fréquence de révision

Indiquez la date à laquelle la politique doit être révisée. Cette date varie en fonction de chaque politique.

Approbation

Indiquez qui a approuvé la politique, ainsi que la date d’approbation (p. ex. le conseil d’administration, le comité des politiques de ressources humaines, la direction générale).

Avis de non-responsabilité

Important : Le présent document sert d’exemple d’une politique qui convient à des organismes à but non lucratif de petite ou de moyenne taille, actifs au Canada. Puisqu’il a été créé basé sur différentes suppositions, il est de votre responsabilité de l’adapter, de la modifier et de la personnaliser compte tenu des circonstances et des besoins particuliers de votre organisation.

Le contenu de la présente politique est indiqué à titre informatif seulement. Intervalles RH, Imagine Canada et ses partenaires déclinent toute responsabilité légale ou autre relative à des erreurs, omissions ou affirmations contenues dans le présent document. Intervalles RH, Imagine Canada et ses partenaires déclinent également toute responsabilité relative à des pertes, dommages ou inconvénients causés par l’utilisation de l’information contenue dans le présent document.